Обзор MWS Tables: как собрать CRM для отдела продаж без разработки

Многие, и особенно начинающие, компании не хотят сразу внедрять полновесную CRM: они часто избыточны, а еще изначально диктуют логику работы, порой очень жестко. Если у вас, к тому же, все еще меняются процессы: несколько менеджеров, пилоты, согласования, юристы и финансы — стандартный флоу работы может развалиться.

Поэтому каждый колхозит что ему удобно, и самый распространенный способ сортировки данных ручками — таблицы. CRM в Excel может казаться практичной, но до поры — примерно когда появляется стабильный поток клиентов, которые проходят разные этапы в своем темпе внедрения вашего продукта/услуги и согласований. Еще больше проблем вылезает, если продажников в отделе больше одного и кто-то передал свои задачи из-за отпуска/болезни/увольнения.

Поэтому нужно искать какой-то усредненный, да еще и удобный инструмент для ведения процессов компании: что-то, что сохраняет простой табличный подход, но дает возможность в ней же собирать полноценные рабочие процессы. И такое решение я, кажется, нашел.

На каком примере будем изучать проблемы?

Для любой проблемы есть решение, и в нашем случае это сервис MWS Tables.

Его отличие от CRM простое — вместо заложенной разработчиком модели (карточки, лиды, стадии, сделки и т. д.) можно самому собирать сущности, поля, связи, представления и автоматизации под то, как реально работает команда. В принципе, сам сервис позиционирует продукт как no-code-платформу для управления данными и автоматизации процессов. 

Чтобы лучше проверить его возможности и понять, что умеет это чудо-таблица, я создал синтетическую клиентскую базу (а-ля CRM) для небольшой виртуальной B2B-компании. Она продает корпоративный IT-сервис по подписке. Короче, молодая амбициозная SaaS-платформа, с хорошим продуктом, но проблемами во внутренней операционке.

Продажами занимается небольшая команда, а клиентская база исторически ведется в Excel. В табличке фиксируют компанию, контактное лицо, телефон, почту и короткий комментарий о том, что происходит со сделкой. 

С первого взгляда вам покажется, что здесь обычный список клиентов и никакой проблемы в нем нет. У менеджеров по продажам обычно тоже есть железный аргумент: «Андрей, ну работает же, и нам хватает». Правда, обычно они же жалуются, что внутренние процессы порой отнимают уйму времени. Интересно, почему, если таблица такая простая и удобная? :)

Продажи как процесс у таких компаний обычно тоже незамысловатые:

Менеджер получает заявку → связывается с клиентом → проводит демо → готовит коммерческое предложение → иногда запускает пилот → проходит согласование с юристами и финансами → подписывает договор. 

И весь процесс утрамбован в колонку «Комментарий».
Как понимаете, по таблице непонятно, какую стадию прошел клиент, смешаны сущности по типу сумм сделок, даты последних действий, ЛПР; нельзя даже сортировать данные, потому что они намешаны и лежат внутри одного текста.

Собственно, по ходу обзора я буду описывать ключевые проблемы, с которыми сталкивается бизнес, и наводить в них порядок с помощью MWS Tables.

Приступим.

Проблема первая: данные есть, но в них путаешься

Что ж, мы внутри MWS Tables, и в первую очередь необходимо привести данные в приличный вид. Но сперва нужно зарегистрироваться через эту страницу, это несложно и бесплатно, равно как и использование сервиса на тарифе Freemium. Бесплатно в одном пространстве можно работать 3 участникам и пользоваться всеми опциями сервиса. Про платные возможности расскажу уже в конце, нам они пока вообще не нужны — они влияют только на количество участников и объем пространства.

Итак, после регистрации мы оказываемся внутри дашборда. Нам нужно нажать на аватарку в левом верхнем углу и выбрать там «Создать новое пространство».

Всего пространств можно сделать 5 под разные задачи. Одно у меня уже есть для редакторской работы, там мы контролируем текущие задачи и храним архив сведений о выполненных.

Даем пространству название.

Попадаем в пустое пространство.

Далее в левой панели находим кнопочку «Импорт» и закидываем нашу таблицу. Все почти моментально оказывается у нас в интерфейсе. Есть важная особенность импорта: таблица не всегда автоматически понимает смысл каждого столбца и сначала воспринимает содержимое как обычный текст, т. е. на эксельском идет преобразование в поля типа «Длинный текст». Еще проще — это значит, что не всегда у вас получится сразу начать работать со структурированными данными. 

Стало быть, приведем столбцы к нормальным типам. Для этого наводим курсор на столбец, нажимаем троеточие и выбираем первую опцию: «Изменить параметры поля».

В подменю выбираем «Текст в одну строку».

Далее делаем то же самое с другими полями по принципу:

• Контакт → текст;

• Телефон → номер телефона;

• E-mail → электронная почта;

• Комментарий → длинный текст.

Это базовый этап работы с таблицей.
Далее можно сделать новое поле, необходимое в адекватной CRM, — «Стадия». Плюсиком справа от крайнего столбца создаем еще один с соответствующим названием. Тип поля ставим «Выбрать», чтобы был выпадающий список, потому что у нас ограниченное и определенное количество стадий:

• Новый лид;

• Первичный контакт;

• Демо;

• КП отправлено;

• Пилот;

• Согласование;

• Договор;

• Выиграно;

• Проиграно.

Этапам можно задавать нужный цвет и его оттенок, здесь целых 50 вариантов.
Бонусом можно задать тип ячейки по умолчанию, но я этого не делал.

Выглядит уже намного лучше, но нам нужно сделать еще несколько столбцов.

Добавляем еще одно поле — «Сумма сделки».
Конфигурация для него (тип поля) — валюта в рублях.

И сразу же заполним те поля, где уже обозначены какие-то суммы.
А понять, у каких клиентов уже пошла речь о деньгах, нам помогают статусы.

После этого делаем еще три столбца:

Следующий шаг
Тип: Текст в одну строку.
Сюда будем выносить предстоящие действия: «позвонить клиенту», «отправить КП», «согласовать NDA», «назначить техническую сессию».

Срок следующего шага (дедлайн)
Тип: Дата.

Ответственный
Тип: Участник.

Получилась симпатичная таблица. Единственное — поскольку в пространстве добавлен только я, пришлось выставить себя как исполнителя всех задач.

И да, мне понадобилось немало времени, чтобы вытащить всю инфу из одного-единственного окошка. Все это можно было сделать и в Excel, но сложнее, менее удобно и с еще большими потерями времени. Но тогда структуру, связи, контроль сроков и совместную работу пришлось бы поддерживать отдельными формулами, файлами и договоренностями, а здесь это уже часть самого процесса.

А теперь поехали тестировать

Главное в данных — уметь поддерживать в них порядок и быстро получать конкретную нужную информацию под текущую задачку. В честь этого проведем три фильтрации.

Первая по стадиям (скажем, нас интересует раздел «Согласование»). Делается это интуитивно просто — в разделе «Фильтры» нажимаем:

Добавить → тип ячейки задаем как «Стадия» → выбираем «Согласование».

Получаем такую красоту:

Фильтровать можно абсолютно любые данные по любым типажам и вводить несколько фильтров сразу. Скажем, мы хотим увидеть только сделки свыше 500 тыс. рублей. И вот, пожалуйста:

Еще можно делать сортировку уже внутри столбцов, если вам нужно видеть все данные: по возрастанию и убыванию. И благодаря этому наш горемыка менеджер начинает понимать, чем он вообще занимается, и ему больше не нужно вспоминать, что на сегодняшний день происходит с этим клиентом.

Проблема вторая: всё в одной строке

В CRM должно быть четкое разделение данных и отсутствие дублей. Скажем, у одной компании могут быть несколько контактов и параллельных сделок, а в исходном документе каждая такая единица — отдельная строка. У компании «Люмен Проект», например, есть сразу два человека, и каждому досталась строка.

В CRM нужны связи между данными, она, в принципе, и делается ради этого. И эти связи мы сейчас с вами создадим. Для этого идем в проводник в левой панели, нажимаем «Добавить» → «Таблица».

Называем ее «Компании» с типом «Текст в одну строку» и вносим туда названия фирм из документа.

По тому же принципу делаем таблицу контактов.

Можно связывать: в таблице контактов добавляем поле, называем «Компания», а тип берем необычный — «Магическая ссылка» (нужна для двусторонней связи). В настройках связанной таблицы выбираем «Компании».

Вуаля! У нас появились удобные связи.

Чтобы продемонстрировать всю мощь опции, я создал еще одну таблицу — сделок. На ее основе будем решать следующие задачи.

Проблема три: напоминания

Пропускать дедлайны — вредная привычка, а чтобы этого не случилось, нужен контроль дат.

В текущей таблице можно найти просрочку фильтром, но это не самый надежный способ, поэтому сделаем автоматический контроль дат, чтобы менеджер видел, где у него подгорают сроки.

В нашей новой таблице, «Сделки», смотрим на правый верхний угол и ищем там кнопку «Дополнительно». Выбираем «Автоматизации» и активируем бота.

Попадаем в меню бота.

Бот автоматизации устроен следующим образом:

• Раздел «Когда» — это событие, которое запускает бота;

• А «Затем» — что MWS Tables должен сделать после запуска.

Выбираем триггер — «Запись соответствует условиям», а действие, скажем, «Отправить на электронную почту». 

И на вашу почту будут приходить напоминания о дедлайнах. Можно также настроить веб-хуки или прикрутить уведомления к Телеграму.

Проблема 4: одна ячейка на все отделы

Часто (а чаще всегда) бывает так, что сделку контролирует не только продажник. К процессам присоединяются юристы, финансисты, безопасники, руководство и прочие личности.

Только в нашем случае я смог заметить следующие факторы совместной работы:

• NDA с юристами;

• Договор на согласовании;

• Передача сметы финансистам;

• Техническая сессия;

• Согласование с безопасностью.

В одной сделке начинается несколько параллельных процессов, и все это неудобно держать в комментарии или одном поле по типу «Следующий шаг». Записи в CRM начнут слишком раздуваться, и наша задача — привести все в удобный, читаемый вид. 

Допустим, в нашей CRM есть сделка «Новой Линии», где менеджер уже договорился с клиентом и процесс перешел к другим отделам — договор проверяют юристы, условия оплаты — финансы, какие-то требования — безопасность.

И если каждый отметится в CRM, станет совершенно непонятно, кто чем занимается.
Чтобы решить проблему, разнесем задачу по отделам. Для этого создадим еще одну таблицу, «Согласования».

В столбце «Сделка» выбираем магическую ссылку с привязкой к таблице сделок.

Теперь заходим в таблицу сделок и видим, что магическая ссылка показывает статусы в нужной нам сделке.Такая магия!

Проблема 5: менеджерам удобно, а руководителю — нет

Мы отладили работу менеджеров, но руководство работает на другом уровне и задает иные вопросы. Если для менеджера существуют 17 сделок, то начальству нужно получать быстрые ответы на конкретные вопросы. Скажем, сколько денег в воронке или где больше всего зависаний. Аналитику, одним словом. Иначе начальник не понимает, насколько эффективно идут процессы и какие аспекты нужно оптимизировать.

На такой случай у MWS Tables есть целый набор инструментов под названием «Дашборды». Создадим такой там же, где мы делали таблицы (левая панель → «Создать» → «Дашборд»).

Дашборд с его виджетами заслуживает отдельного обзора, но сейчас мы подгрузим наиболее релевантный. Устанавливаем виджет «Диаграмма»!

Подрубаем к нему таблицу сделок.

И здесь можно как угодно сортировать, отсеивать и визуально просматривать общую картину. Из недостатков — только англоязычный интерфейс конкретно в этом виджете.

Например, тут я сделал сортировку по стадиям. И теперь не придется вручную перелопачивать общую таблицу, чтобы разобраться, что к чему.

Тарифы

Итак, из худосочной таблицы удалось сделать хорошую автоматизированную CRM, притом без особых танцев с бубном.

Но мы тестировали ее на бесплатном тарифе, где может быть до 3 человек в пространстве, а по ходу обзора замахнулись на целые отделы. Поэтому разберемся в финансовой стороне вопроса.

То есть все опции доступны бесплатно. А что еще нужно, чтобы без финансовых затрат протестировать такой вариант CRM? Если вдруг команда растет, можно перейти на тариф за 480 ₽ за пользователя в месяц без ограничений по числу пользователей и общему объему хранения.

На этом обзор MWS Tables заканчивается, но скоро я вернусь, чтобы рассказать о еще больших возможностях MWS Tables. До встречи!