Почему я снова включил уведомления, хотя знаю, как они мешают концентрации

Давным-давно я прочитал книжки Максима Дорофеева «Джедайские техники» и «Путь джедая», посвящённые организации эффективной работы. С тех пор стал более внимательно относиться к планированию и тому, что, как и сколько я успеваю сделать.

Одна из рекомендаций, которую там продвигают – отключить лишние уведомления: звуки оповещений, всплывающие окна, и даже счетчики непрочитанных, так как даже беззвучные индикаторы могут становиться ловушками для внимания.

Я этим рекомендациям последовал: отключил уведомления, убрал счётчики непрочитанного и прочие вещи, которые постоянно напоминали о себе без особой необходимости. Так я и работал несколько лет, пока не заметил, что почти всё отключённое постепенно вернулось обратно, а я даже не заметил, когда именно это произошло.

Это меня озадачило. Зачем я постепенно возвращал то, от чего когда-то вполне сознательно избавился? Причём я прекрасно помнил, зачем всё отключал, и не сомневался, что постоянные сигналы могут мешать работе. И если так произошло, то как всё это работает на самом деле?

Если брать стандартного офисного сотрудника, то на компьютере есть системные сообщения Windows, Teams, напоминания Outlook, индикаторы в панели задач и счётчики непрочитанных писем. Возможно – ещё добавляются Slack, Телеграм, Макс и что-то ещё.

Поэтому, прежде чем решать, нужно ли отключать уведомления и какие, неплохо бы разобраться, что и в каких обстоятельствах нам мешает.

Уведомления мешают, даже если их игнорировать?

В 2015 году Кэри Стотхарт и его коллеги опубликовали исследование The Attentional Cost of Receiving a Cell Phone Notification.

Участники выполняли задания, требующие концентрации, а исследователи проверяли, как на результат влияют звуковые и вибрационные сигналы смартфона. Даже когда человек не взаимодействовал с телефоном, показатели выполнения задания ухудшались.

Похожий результат Костадин Кушлев описывает в работе “Silence Your Phones”: Smartphone Notifications Increase Inattention and Hyperactivity Symptoms.

В эксперименте участвовал 221 человек. Одну неделю участники держали смартфоны с включёнными уведомлениями поблизости, другую - отключали сигналы и убирали телефоны подальше.

На неделе с активными уведомлениями участники сообщали о более выраженных симптомах невнимательности и гиперактивности.

Оба исследования показывают, что даже сигнал сам по себе способен мешать работе, без открытия сообщения.

Сколько времени стоит одно прерывание?

Наверняка вам встречалось утверждение, что после любого отвлечения человеку требуется около 23 минут, чтобы снова сосредоточиться.

На практике всё сложнее: исследования измеряют время возвращения к задаче, восстановление контекста, количество ошибок и другие показатели. Универсальной цифры для всех прерываний нет.

Глория Марк со своими коллегами в работе The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress обнаружили любопытную вещь. Участники, которых прерывали во время выполнения заданий, работали даже быстрее, причём существенного ухудшения качества результата исследователи не нашли. Зато люди сообщали о большем стрессе, раздражении, затраченных усилиях и ощущении нехватки времени.

То есть прерывания не обязательно снижают количество сделанного. Человек может компенсировать их, работая напряжённее.

Есть и другой эффект. Софи Леруа в исследовании Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching Between Work Tasks описала attention residue — остаточное внимание. После перехода к новой задаче часть мыслей может оставаться связанной с предыдущей, особенно если она не завершена.

Например, можно прочитать сообщение коллеги, решить ответить позже и вернуться к работе, но ещё некоторое время обдумывать прочитанное. Поэтому время, проведённое в мессенджере, не всегда отражает полную стоимость переключения.

Почему отключение уведомлений не всегда помогает?

И что же? Опять всё отключать и возвращаться к стерильному рабочему столу без уведомлений и сообщений? Кажется да, но мой собственный опыт показал другое, да и бессознательное говорило: «Не надо».

В 2010 году Шамси Икбал и Эрик Хорвиц из Microsoft Research опубликовали работу Notifications and Awareness: A Field Study of Alert Usage and Preferences. В исследовании участвовали 20 человек, за их работой с электронной почтой наблюдали в течение двух недель.

Выяснилось, что уведомления не всегда воспринимаются как требование немедленно открыть письмо. Для многих они служат способом оставаться в курсе происходящего. Иногда человеку достаточно увидеть, что пришло сообщение и от кого оно, чтобы спокойно продолжить работу.

Когда уведомления отключали, одни участники начинали реже обращаться к почте, а другие, наоборот, чаще проверяли её самостоятельно.

У меня ситуация не была именно такой. Я не открывал постоянно Teams и Outlook, но без уведомлений чувствовал себя менее спокойно. Можно не проверять сообщения и при этом периодически беспокоиться, не пропустил ли чего-нибудь важного.

Получается отвлечение без всякого переключения приложений.

Более прямую связь с тревожностью изучали Николас Фитц с соавторами в работе Batching Smartphone Notifications Can Improve Well-Being.

В нём сообщалось, что полное отключение уведомлений сопровождалось повышением тревожности и боязни пропустить что-то значимое.

Всё это показывает, что между постоянным потоком сообщений и полной тишиной могут существовать более комфортные варианты.

И, похоже, именно такой вариант я постепенно пытался найти, сам того не осознавая.

Что можно сделать, кроме полного отключения?

Если отказаться от идеи, что у всех уведомлений должен быть одинаковый приоритет, вариантов настройки становится гораздо больше.

Отключить заведомо ненужное

Рекламные рассылки, реакции, обновления приложений и прочие события, не требующие своевременной реакции, вполне могут обходиться без звуков и всплывающих окон. То же касается счётчиков непрочитанного. Здесь рекомендации выключить уведомления выглядят вполне разумными.

Оставить срочное и важное

В рабочих мессенджерах обычный вопрос и сообщение о критической проблеме часто выглядят одинаково. И не всегда возможно заранее предугадать, от какого коллеги и в какой момент прилетит что-то действительно заслуживающее внимания.

Возможный вариант – оценивать входящее сообщение, не отвлекаясь и не погружаясь в него.

Изменить способ отображения информации

Есть и менее очевидный подход, который дал мне некоторую надежду - не обязательно уменьшать количество доступной информации, можно изменить способ её представления.

В исследованиях человеко-компьютерного взаимодействия уже давно изучают интерфейсы для отображения второстепенной информации на периферии внимания. Например, Тара Мэттьюз в работе Clipping Lists and Change Borders: Improving Multitasking Efficiency with Peripheral Information Design сравнила разные способы такого отображения.

В условиях эксперимента небольшие фрагменты содержимого оказались полезнее индикаторов изменений.

И здесь отлично работает второй (или третий-четвертый, у кого как) экран, который используется только для коммуникаций.

Я часто вижу этот вариант у коллег, использовал его и сам. На дополнительном экране (у меня это был третий монитор), который стоял рядом с основным, в постоянном режиме были открыты окна Outlook и Teams, и личные мессенджеры. Информация оставалась доступной, не появляясь поверх основной задачи.

Минусы использования полноценного монитора - он занимает довольно много места, а также часто подвергается нашествию окон других приложений, и начинает выполнять функцию просто ещё одного монитора, без акцента на сообщениях, и весь смысл затеи теряется.

Маленький экранчик только для сообщений

Идеальным для меня решением оказалось использование специального экранчика для сообщений, который нельзя использовать оккупировать чем-то другим.

Сейчас я использую настольную панель Elecrow Event Panel. У меня на неё приходят уведомления Teams и Outlook, показывается календарь дня и ещё падают напоминания из Todoist о задачах. Разработчики обещают в будущем поддержку Slack и других корпоративных мессенджеров. Сообщения поступают туда и находятся перед глазами. В случае, если пришло что-то важное – не нужно прыгать по окнам на основных мониторах: достаточно ткнуть в нужное сообщение на панели и оно откроется в окне программы на ПК.

Благодаря этому, а также размеру (есть панели 5 и 7 дюймов, у меня – 5”) и ненавязчивому дизайну новые события теперь находятся где-то на периферии внимания. Я не вчитываюсь в каждое сообщение, но понимаю, что происходит. Если приходит что-то действительно важное, оно вполне может выдернуть меня из работы. Только недостатком я это не считаю: возможность вовремя заметить важное событие мне как раз и нужна. В каком-то смысле это цена спокойствия и возможности реально сосредоточиться на задаче.

У меня нет объективных измерений, доказывающих, что такой способ повышает продуктивность. Пока могу сказать только, что лично мне он подходит лучше остальных.

Решением оказался не отказ от уведомлений, а отдельный небольшой экран, который позволяет оставаться в курсе происходящего.

А как у вас? Получилось полностью отказаться от уведомлений или тоже пришлось со временем возвращать какие-то из них? Особенно интересно, сталкивался ли кто-нибудь с беспокойством именно из-за отсутствия уведомлений.