Как отказ от кастома помог компании сэкономить

На реальном кейсе ИТ-компании разберем, когда доработка СЭД оправдана, что важно учесть заранее и почему со временем от кастома можно отказаться.

Как все начиналось

«РТ МИС» образовалась в результате объединения двух организаций, подразделения которых расположены в разных регионах России. Вместе с компаниями объединились и разные подходы к работе, нужно было выстроить единый порядок согласования и работы с документами для новой организации.

До внедрения СЭД документы согласовывали на бумаге или по электронной почте. Эти способы создавали сложности для распределенных подразделений.

Бумажные болезни

У ознакомления с классическими тактильно приятными документами есть свои недостатки:

• низкая скорость. Например, в мае выпустили документ, начали собирать листы ознакомления по всем филиалам по России. Прошло несколько месяцев, текст вышел в новой редакции, а согласия за предыдущие все еще не получены. Специалистам приходится выяснять, скольких согласий еще нет, от кого, по какой причине. А затем снова отправлять на ознакомление уже другой документ —  то есть потратить еще больше времени и ресурсов;

• сложность контроля. Инициатор не понимает, где задержалось согласование. То ли на уровне помощника, то ли сотрудники еще не отправили листы ознакомления;

• появляются вопросы к организации хранения большого количества документов;

• бумажные подписи оставляют пространство для фальсификаций.

Подписание через почту

В истории «РТ МИС» риск фальсификации подписей стал весомой причиной для отказа от бумаги.

Курьер привез лист с двадцатью подписями и при внутренней проверке выяснилось, что все они сделаны одной ручкой с одинаковым наклоном почерка. Фактически произошла массовая подделка. Информацию передали руководству, сотрудников ознакомили с документом еще раз по всем правилам.

Чтобы ускорить ознакомление и исключить подделки подписей в будущем, перевели процесс в СЭД Directum Lite. Базовая функциональность системы электронного документооборота на тот момент включала согласование документов, но не ознакомление с ними. Компания пошла в заказную разработку.

После кастома задания на рассмотрение и ознакомление стали приходить сотрудникам на электронную почту прямо из СЭД. При этом сам процесс и его статус отслеживались в системе, а данные защищались электронной подписью.

Руководитель видел статус задач, работа с удаленными сотрудниками стала проще. Одновременно сократились расходы на печать, доставку и хранение документов.

Автосогласование

Если в компании последовательное согласование (пока не подпишет А, документ не уйдет к Б), то  промедление одного специалиста парализует всю цепочку. Срок документа может истечь, сделка заблокируется, стоимость услуги или товара может за это время вырасти, а руководство узнает об этом уже только после дедлайна.

В старой версии системы электронного документооборота тогда не было возможности настроить процесс с помощью no-code. Так появилась доработка «Автосогласование»: если в отведенный срок сотрудник задерживал согласование без объяснения причины, за него это делала СЭД.

Кастомизация распространялась только на внутренние нормативные документы, протоколы совещаний, приказы, распоряжения и служебные записки. Финансовые и договорные документы под этот сценарий не попадали.

Но в компании решили отказаться от всех кастомизаций спустя 20 месяцев их успешного использования. В чем причина?

Семь раз подумай, один раз кастомизируй

Основная причина отмены заказной разработки — затраты на сопровождение и рискованное обновление.

При кастомизации важно понимать, что совокупная стоимость владения доработанной системы увеличится. При обновлении нужно проанализировать, как это отразится на доработке, и учесть, не сломают ли изменения в системе то, что уже работает. Будет ли она в этих условиях отрабатывать как нужно? Так ли она необходима?

Если новая версия системы нарушает логику кастома, то придется потратиться на:

• анализ

• проектирование

• тестирование

• контроль опытной эксплуатации

То есть адаптировать доработку под свежую версию системы.

А если не обновлять? Тогда вы пропустите появившиеся возможности. ПО улучшается регулярно с учетом новых требований закона, рынка и бизнеса.

«Тащить» дорогой кастом, потому что сотрудники уже привыкли к системе и потребность никуда не делась, или отказаться?

Первая доработка оказалась востребованной и полезной и для других компаний. Поэтому она пошла в базовый набор возможностей продукта. Directum улучшает и обновляет эту функциональность: добавляет новые сценарии, исправляет ошибки, адаптирует под изменения платформы и т. д.

Со второй доработкой ситуация сложилась иначе.

После отказа от доработок РТ МИС вернулась к базовым возможностям Directum Lite. И у этого есть свои неочевидные преимущества:

• снизилась итоговая стоимость владения системой, так как исчезли дополнительные затраты на сопровождение заказной разработки;

• есть готовая справка по работе в системе с правилами и рекомендациями;

• обновления тестирует Directum, собственные тестировщики в РТ МИС не нужны;

• специально обученный администратор самостоятельно обновляет систему без ожидания помощи от разработчика ПО, как это было при кастомизации;

• система обновляется вместе с развитием базовой версии —  нет расходов на собственную разработку.

Чек-лист, чтобы понять, нужна ли вам доработка

Перед заказной разработкой стоит ответить на несколько вопросов:

1. Какую конкретную проблему решает кастом и можно ли решить ее стандартными возможностями системы? Проверены ли все возможности no-code?

2. Можно ли изменить сам процесс?

3. Вероятно, нужная функциональность появится в ближайших версиях. Изучены ли планы вендора?

4. Оформлен ли официальный запрос на развитие системы, если функции нет и она нужна?

5. Будет ли эта проблема актуальна через несколько лет?

6. Какие расходы потребуются на поддержку доработки?

Отказ от избыточной кастомизации это про осознанный выбор: инвестировать в то, что даёт устойчивое преимущество вместо того, что быстро теряет актуальность. В кризис это самый рабочий способ оптимизации.