heise+ | TagSpaces im Test: DMS-Alternative für Ordner-Strukturen

Wer viele digitale Dokumente archivieren will, greift meist zu einem Dokumentenverwaltungssystem (DMS) wie paperless-ngx. Viele scheuen jedoch den Installationsaufwand mit Server und Docker und fürchten eine Blackbox, aus der sich Dateien nur mühsam wieder befreien lassen. Sie bevorzugen es, Belege, Verträge und Rechnungen im Dateisystem zu organisieren – mit durchdachten Ordnerstrukturen und Dateinamen-Schemata.

Der Haken bei diesem Ansatz: Jedes Dokument liegt an genau einer Stelle. Gehört die Rechnung der Kfz-Werkstatt nach \Auto\Werkstatt\Rechnungen oder nach \Steuer\2026\Rechnungen\Auto? DMS lösen das mit mehreren Tags wie „Rechnung“, „Auto“ und „Steuer 2026“, die sich als flexibler Filter und für kombinierte Suchanfragen nutzen lassen.

Abhilfe verspricht der Dateimanager TagSpaces für Windows, macOS, Linux und Mobilsysteme. Es gibt ihn in einer kostenlosen (Lite) und kostenpflichtigen Pro-Version. Nur TagSpaces Lite ist quelloffen. Das Tool katalogisiert ausgewählte Ordner, ergänzt Dateien um Schlagwörter und Notizen und pflegt einen eigenen Suchindex. Die vorhandene Ordnerstruktur bleibt unangetastet – die Dateien auch, wenn man eine kleine Einstellungsänderung vornimmt. Ein Server, Docker, eine Cloud oder ein Konto sind nicht nötig. Das Konzept von TagSpaces ähnelt Bildverwaltungen wie Adobe Bridge, digiKam oder XnView MP, funktioniert aber mit allen Dateitypen.