Bis auf Weiteres: Eine Geschichte über Daten, die niemand gelöscht hat

Der Ausdruck liegt zwischen uns auf dem Tisch, eine Zeile ist rot markiert:

31.400 Euro, freigegeben von N. Prenzel, 27. März, 14:52 Uhr.

Das N steht für Nina. Das ist meine Zeile, und jede Zahl darin stimmt.

Mertens fragt, ob ich dazu berechtigt war. Ich sage ja. Er fragt, ob ich das nachweisen kann.

13. März, sechs Monate vorher

Ballmann fällt aus. Er sagt nicht, was er hat, und ich frage auch nicht nach. Am Telefon klingt er wie jemand, der gerade etwas Schlimmes erfahren hat und dem noch nicht bewusst ist, was diese Neuigkeit in letzter Konsequenz bedeutet.

Golo Roden ist Gründer und CTO von the native web GmbH. Er beschäftigt sich mit der Konzeption und Entwicklung von Web- und Cloud-Anwendungen sowie -APIs, mit einem Schwerpunkt auf Event-getriebenen und Service-basierten verteilten Architekturen. Sein Leitsatz lautet, dass Softwareentwicklung kein Selbstzweck ist, sondern immer einer zugrundeliegenden Fachlichkeit folgen muss.

Am Nachmittag ruft die Personalabteilung an. Ob ich ihn vertreten könne. Ein paar Wochen, heißt es, vielleicht länger.

Ich arbeite seit elf Jahren hier im Einkauf. Es gibt immer viel zu tun, aber das stört mich nicht. Ich arbeite gerne hier. Obwohl ich im Laufe der Jahre vieles gesehen habe, gibt es Dinge, die ich noch nie gemacht habe. Dinge, die Ballmann sich vorbehält: Lieferanten gegenüberzusitzen, die ihn seit zwanzig Jahren kennen, und zu verhandeln. Ich sage trotzdem zu, denn sonst unterschreibt wochenlang keiner etwas, und wie viele Wochen es werden, weiß noch niemand.

Zwei Tage später liegt das Memo in meinem Eingangskorb, gegengezeichnet von Ballmann und vom Geschäftsführer:

Stellvertretende Leiterin Einkauf. Freigabelimit 50.000 Euro. Gültig ab 13. März bis auf Weiteres.

Die letzten drei Wörter stören mich nicht. Niemand weiß, wann er zurückkommt, also gibt es auch kein Datum, das irgendwer sinnvollerweise hätte eintragen können. Ich lege das Memo in die Schublade, in der ich diversen Kleinkram aufbewahre, den ich vermutlich nie wieder brauchen werde.

Am Montag melde ich mich an, und in meinem Profil steht 50.000 statt 10.000 Euro. Alles funktioniert genau so, wie es soll.

27. März, 14:52 Uhr

Die Preiszusage von Thalheim läuft zum Monatsende aus. Ab April kostet Stabstahl achtzehn Prozent mehr. Das ist schriftlich angekündigt und keine Verhandlungsposition. Ich rufe an und stelle fest: Es ist immer noch keine Verhandlungsposition.

Aber wir brauchen das Material ohnehin im Mai. Die Frage ist also nur, ob wir es jetzt zum alten Preis kaufen oder in fünf Wochen zum neuen.

Ich rechne es zweimal durch. Den Bedarf des zweiten Quartals vorzuziehen kostet uns Lagerfläche und rund drei Wochen gebundenes Kapital, aber es spart letztlich 4900 Euro. Ich rufe Pieper im Lager an und frage, ob er vier Paletten früher als geplant annehmen kann. Er kann, wenn auch widerwillig – wie alles, was Pieper macht.

Die Bestellung beläuft sich auf 31.400 Euro.

Bevor ich sie freigebe, sehe ich nach meinem Limit, denn das gehört sich so. 50.000 Euro. Kein Hinweis, kein zweites Augenpaar, keine Notiz am Rand. Warum auch. Um 14:52 Uhr gebe ich die Bestellung BE-4471 frei und wende mich der nächsten Position zu.

Ballmann hätte diese Entscheidung in zehn Sekunden getroffen, ich habe vierzig Minuten dafür gebraucht. Den Rest des Nachmittags bin ich ein wenig zufrieden mit mir, und dann vergesse ich die Sache für sechs Monate vollständig.

April

Ballmann ist zurück, früher als erwartet und schmaler. Gleich an seinem zweiten Tag geht er in ein Lieferantengespräch, was alle, mich eingeschlossen, für eine dumme Idee halten.

In meinem Profil stehen wieder 10.000 Euro. Ich sehe die Zahl und denke mir nichts dabei.

Mai

Im Einkauf wird umorganisiert: Aus vier Bereichen werden drei, zwei Leute wechseln, eine Teamleitungsstelle fällt weg. Meine Rolle heißt weiterhin EK-2. Sie bekommt ein neues Limit, 7500 Euro.

Zwei Tage lang ärgere ich mich, weil ich jetzt für Teile, die nicht gerade übermäßig teuer sind, dennoch Ballmanns Unterschrift brauche. Doch relativ schnell gewöhne ich mich daran, so wie man sich an eine Tür gewöhnt, die klemmt.

Gelöscht wurde nichts. In dem Feld steht einfach eine andere Zahl.

So gehen die Monate dahin.

September

Die interne Revision lässt eine automatisierte Prüfung über das ganze Jahr laufen: jede Bestellung, verglichen mit dem Freigabelimit der Person, die sie freigegeben hat. Sechstausend Positionen. Elf Ausnahmen.

Zehn davon sind Zahlendreher, an einem Nachmittag erledigt, indem jemand zwei Zahlen nebeneinanderlegt.

Für die elfte braucht es ein Datum.

Mertens bleibt dabei höflich. Er legt den Ausdruck mit der roten Zeile auf den Tisch und fragt, ob ich berechtigt war, und ich bejahe das. Er fragt, ob ich das nachweisen kann, und ich sage, selbstverständlich könne ich das. Es ist der letzte leichte Satz in diesem Monat.

Ich brauche fünf Tage, um zu verstehen, dass ich es nicht kann.

Was haben sich die Systeme gemerkt?

Das Freigabe-Log. Es ist vollständig, lückenlos, gegen unbemerkte Änderungen geschützt und wird sieben Jahre aufbewahrt.

Darin steht: Prenzel, Freigabe, BE-4471, 27. März, 14:52:16 Uhr. Wie hoch mein Limit um 14:52 Uhr war, steht nicht darin. Es hält fest, was ich getan habe, aber nicht, was ich durfte.

Die Rollenzuordnung. Dörr aus der IT zeigt mir die Tabelle auf seinem Bildschirm. Es gibt eine Zeile für mich und eine Spalte namens valid_from, und darin steht der 4. Mai. Ich frage, wo die Zeile für März ist.

Er sagt, es gebe eine Zeile pro Person, und die werde geändert, nicht ergänzt. Er sagt es in dem Ton, in dem man jemandem erklärt, dass Wasser nass ist. Unhilfsbereit ist er dabei nicht, nur genau.

Ich frage nach der Rollentabelle selbst, in der das Limit für EK-2 steht. Dieselbe Antwort. Im Feld steht 7500. Was im März darin stand, ist nirgends gespeichert, weil es nie jemand gebraucht hat.

Das Transaktions-Log. Darauf kommt Dörr vor mir. Es existiert, es ist genau das, was ich suche, und es wird ganze acht Tage lang aufbewahrt, denn es dient der Wiederherstellung, nicht der Nachverfolgung einer Monate alten Angelegenheit.

Die Personalakte. Das Memo liegt dort, eingescannt als PDF:

Gültig ab 13. März bis auf Weiteres.

Ein Enddatum fehlt, weil im März niemand eines nennen konnte.

Auf dem Papier bin ich also heute, im September, noch immer stellvertretende Leiterin Einkauf mit einem Limit von 50.000 Euro. Das hilft mir nur leider nicht. Es lässt die Akte schlampig aussehen, und eine schlampige Akte möchte niemand der internen Revision vorlegen.

Das Dokument, das jedes Mal neu war

Das Bestelldokument. Es kostet mich eine Nacht Schlaf, weil ich etwa zwei Stunden lang glaube, den Beweis gefunden zu haben.

Jede Bestellung lässt sich als PDF ausgeben, und in der Fußzeile stehen Name und Funktion der Person, die sie freigegeben hat. Steht auf dem Dokument vom 27. März Stellvertretende Leiterin Einkauf, ist die Frage geklärt.

Ich öffne BE-4471, drucke sie aus, und in der Fußzeile steht: N. Prenzel, EK-2.

Dörr erklärt es, ohne dass ich frage, weil er mein Gesicht sieht. Das Dokument wird nicht gespeichert. Es entsteht erst, wenn jemand es anfordert, aus den Daten, wie sie in diesem Moment sind. Die Bestellung aus dem März ist echt und unverändert, aber das Blatt Papier, das sie beschreibt, ist jedes Mal neu, und es beschreibt den März mit den Daten des Septembers.

Die Backups. Täglich, nach neunzig Tagen überschrieben, dazu vierteljährliche Snapshots, die unbegrenzt aufbewahrt werden. Es gibt also genau zwei Snapshots, die den 27. März einrahmen: den vom 31. Dezember, in dem ich ein Limit von 10.000 Euro habe und überhaupt keine Vertretungsrolle. Und den vom 31. März, in dem ich stellvertretende Leiterin Einkauf mit 50.000 Euro bin.

Irgendwann zwischen diesen beiden Zeitpunkten hat sich meine Zeile geändert. Der Snapshot vom 31. März entstand vier Tage nach der Bestellung.

Mertens sagt, was der Snapshot beweist, und er sagt es ohne jede Schärfe, was es irgendwie schlimmer macht: den 30. März.

Das eine System, das nie etwas gelöscht hat

Das Mailarchiv. Es wird revisionssicher archiviert, hat nie etwas überschrieben und reicht acht Jahre zurück. Es enthält Thalheims Schreiben mit dem Preis und der Frist. Es enthält einen Thread von Mitte März, in dem die Assistentin des Geschäftsführers mich bittet, die Verhandlung mit Thalheim zu übernehmen, solange Ballmann fehlt.

Freigabelimits schreibt anscheinend niemand in E-Mails.

Das einzige System in diesem Gebäude, das nie etwas zerstört hat, kennt also den Grund, und nach dem Grund fragt mich niemand.

Ballmann bestätigt alles. Er hat die Vertretung selbst angeordnet, er erinnert sich an das Gespräch und an seine Unterschrift. Es gibt jetzt also zwei Menschen, die sich korrekt und im Detail an dasselbe erinnern, aber das ist nichts wert, denn es bleibt eine Zeugenaussage.

Johanna aus der Finanzabteilung rät mir, es gut sein zu lassen. Niemand glaube, dass ich etwas falsch gemacht habe, so etwas lande ständig in Berichten und werde nie wieder gelesen. Sie meint es gut und freundlich, und mit dem Lesen hat sie vermutlich sogar recht.

Aber das Problem ist, woran die Feststellung hängt: Sie hängt nicht an einer Tabelle mit einer Zeile pro Person. Sie hängt an meinem Namen, in einem Dokument mit meiner Personalnummer, und der Satz daneben wird lauten, dass sich der Sachverhalt nicht klären ließ. Ich hätte gern, dass dort etwas anderes steht.

Ein Blatt DIN A4

Zum zweiten Termin bringe ich ein DIN-A4-Blatt mit, darauf eine Zeitleiste, von Hand geschrieben, die Daten am linken Rand untereinander.

13. März, der Anruf. 15. März, das Memo. 16. März, die Anmeldung mit dem neuen Limit. 24. März, Thalheims Schreiben. 27. März, die Bestellung. April, Ballmanns Rückkehr. Mai, die Reorganisation.

Zusammengesetzt habe ich sie aus meinem Kalender, dem Memo, dem Mailarchiv und der Bestellung selbst, und sie hat mich den größten Teil eines Sonntags gekostet.

Mertens liest sie gründlich, bis ganz nach unten, was ich ihm hoch anrechne. Er sagt, sie sei hilfreich.

Dann sagt er:

„Das ist Ihre Darstellung der Ereignisse.“

Ich erzähle ihm von der Preiszusage, von den achtzehn Prozent, von den 4900 Euro. Er hört zu und schreibt nichts davon auf. Die Prüfung vergleicht zwei Zahlen, und nirgendwo darin gibt es ein Feld dafür, warum sich ein Mensch für etwas entschieden hat.

Zum Schluss fragt er, ob so etwas schon einmal vorgekommen ist.

Ich antworte, dass dafür jemand für sechstausend Bestellungen leisten müsste, was wir beide gerade für eine einzige nicht geschafft haben.

Im Bericht steht schließlich: „nicht abschließend feststellbar“. Dazu die Empfehlung, das Berechtigungskonzept zu überarbeiten, mit einem Hinweis zur Dokumentation befristeter Vertretungen.

Es ist keine Anschuldigung. Es ist aber auch keine Entlastung. Der Bericht wird in der Akte liegen, und die nächste Prüferin oder der nächste Prüfer wird ihn lesen, bevor wir uns zum ersten Mal begegnen.

Mertens ist freundlich, als er geht. Das ist der Teil, der bleibt.

Oktober

Seitdem führe ich einen Ordner. Am ersten Arbeitstag jedes Monats mache ich einen Screenshot meines eigenen Profils, auf dem Limit und Datum zu sehen sind, und speichere ihn als PNG mit dem Datum im Dateinamen. Das dauert elf Sekunden.

Dörr würde sagen, das sei redundant. Er hätte recht, insofern jede Zahl darin ohnehin irgendwo im System steht. Ein Beweis ist es auch nicht.