[매경경영지원본부 칼럼] 지금 적정인력인가?

인력이 부족하다는 현장, 인력이 많다는 CEO

인력에 대해서는 CEO와 현장의 생각이 다르다. CEO는 인력이 많다고 하고, 현장은 인력이 부족하다고 한다. CEO는 항상 매출이나 이익 대비 사람이 남는다고 생각하지만, 현장은 일이 줄지 않았다고 한다. CEO가 HR팀장에게 인력의 적정성을 분석하라고 지시한다. 그런데 몇 달이 지나도 결과가 나오지 않는다. 적정인력을 산정하는 것은 직무분석만으로 되는 것이 아닌 쉽지 않은 일이다.

적정인력이 왜 중요한가? 사람이 부족하면 일이 밀리고, 직원의 초과근무가 늘어난다. 일 잘하는 직원은 항상 지친다. 여유가 없으니 품질과 고객 대응에도 문제가 생긴다. 반대로 사람이 많으면 잉여 인력이 많아 업무가 느슨하고 인건비가 증가한다. 조직의 긴장감이 떨어지고, 책임이 모호해진다.

AI가 대부분 자료 수집, 분석, 보고서 작성을 대부분 하는데 왜 인력이 부족할까? AI가 업무 전체를 없애는 것이 아니기 때문이다. 보고서 작성에 3시간 걸리던 일이 AI로 1시간으로 줄었다고 하자. 업무가 2시간 줄었을 뿐, 업무 자체가 사라진 것은 아니다. 절감된 시간이 새로운 가치 창출이나 성과 창출로 이어지지 않는다. AI를 활용해 여유가 생기면 과거 하지 않았던 새로운 일이 추가되거나, 부가가치 적은 일로 시간을 보내기도 한다.

또 하나 큰 이유는 업무 프로세스가 그대로이기 때문이다. AI로 문서를 빨리 만들어도 승인 단계가 5단계라면 전체 업무시간은 크게 줄지 않는다. 따라서 HR은 사람이 아닌 새로운 가치나 성과 창출을 위해 직무 중심의 인력별 역량 과부족을 파악해야 한다.

인력 적정성은 어떻게 파악할 것인가?

지금까지 HR은 직무 분석을 통한 인력의 적정성을 파악했다. 직무 분석을 통한 적정 인력 파악은 ①직무 분류, ② 직무별 업무량 측정 ③ 표준시간 산정 ④ 인당 생산성 계산 ⑤ 부서장과 현장 검증을 통해 현재 인원 → 필요한 인원 → 차이 → 원인 → 조치 방안을 도출해 부서별 인력 현황을 파악했다.

인력이 많다고 바로 감원부터 하는 경영자와 HR부서는 없다. 업무를 재설계하고, 과잉 부서의 인력을 현장이나 사업 부서로 이동한다. AI 활용, 원가 절감, 고객 확대, 생산성 향상 등 고부가가치 과제를 수행하게 하고, 퇴직과 이직으로 발생하는 공석을 즉시 충원하지 않는다. 인력 과잉은 비용 문제가 아니라 인력을 어떻게 생산적인 일에 전환할 것인가의 문제다.

반대로 인력이 부족하다면 가장 먼저 가치 낮은 일상적 업무 등을 제거한다. 자동화와 AI 활용을 통해 일의 효율화를 추구하고, 부족 직무에 내부 인력을 이동시키고 필요한 역량을 단기 육성한다. 그래도 부족하면 직무 단위로 채용을 확대한다.

적정인력보다 중요한 것은 직원의 직무 수행 역량이다

같은 10명이라도 성과는 다르다. 직무 역량이 높은 10명과 역량이 낮은 10명은 같은 인력이 아니다. HR은 인력 숫자만 관리해서는 안 된다. 직원별로 직무역량, 성과, 성장 가능성, 조직 로열티를 함께 봐야 한다.

직무별 핵심역량을 5개 정도로 정한 후 직원별 수준을 1~5등급으로 평가한다. 4 또는 5등급의 직무 역량이나 인성이 떨어지는 직원은 교육과 직무 경험 등 기회를 제공한다. 직원의 이직률, 결근율, 몰입도, 조직장 신뢰도, 추천 의향 등을 정기적으로 확인해 개선 기회를 주었는데, 변하지 않는 직원은 적정 인력에 무관하게 냉정하게 조치한다.

핵심인력은 별도로 관리해야 한다. 핵심인력에게는 중요한 과제를 맡기고, 성장 기회를 제공하며, 정기적으로 면담한다.

적정인력은 사람의 숫자를 맞추는 일이 아니다. 필요한 곳에 필요한 수의 사람을 배치하고, 필요한 역량을 갖추도록 하고, 회사를 위해 성과를 내고 지속 성장하도록 만드는 일이다.

CEO가 “우리 회사 인력이 적정한가?”라고 질문했다면 HR의 답은 “부족하다” 또는 “많다”가 되어서는 안 된다. “현재 200명이며, 정상 업무량 기준 적정인력은 188명입니다. 12명이 과잉이지만, 7명은 생산, 3명은 품질, 2명은 영업으로 이달 말까지 재배치할 계획입니다.”

이처럼 숫자와 근거, 실행방안으로 답하는 것이 HR의 역할이다. 인력 운영의 출발점은 채용이 아닌 적정인력을 정확히 파악해 선제적으로 맞춤형 조치를 취하는 것이다.