Microsoft: Verwirrung und Phishingverdacht durch Umstellung bei E-Rechnungen

Die Umstellung auf die ab Januar 2027 für Business-to-Business-Verkäufe vorgeschriebene E-Rechnung hat Microsoft Deutschland als Testlauf bereits jetzt im November 2026 vorgenommen. Die Kundinnen und Kunden hat Microsoft darüber mittels E-Mail informiert, aber offenbar waren die praktischen Auswirkungen der Änderung einigen Betroffenen nicht klar.

Uns erreichten Leserhinweise, die auf die neuen Rechnungen hinwiesen, wobei Betroffene etwa Phishing-Verdacht äußerten. Die E-Mails tragen eine Absenderadresse „@pageroonline.com“ und keine mehr direkt von Microsoft. Die geforderten Beträge sind stimmig, der PDF-Anhang hat keine offensichtlichen Fehler. Aber Hinweise etwa auf eine automatische Zahlung mittels angegebener Kreditkarte tauchen nicht auf.

Nachgefragt bei Microsoft

Microsofts Finanzsoftware Dynamics 365 Business Central bietet etwa die Integration von Pagero und weiterer Anbieter für die Erstellung von elektronischen Rechnungen (etwa in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD und dem Transportweg Peppol). Damit lässt sich die Digitalisierung auch in der Rechnungsstellung umsetzen. Die E-Mails mit den elektronischen Rechnungen stammen daher von der offiziellen Domain pageroonline.com. Der E-Invoicing-Dienstleister Pagero gehört seit 2024 zu Thomson Reuters.

Microsoft hat Anfang Oktober die Kundinnen und Kunden in E-Mails auf die Änderung hingewiesen, erklärte das Unternehmen auf Nachfrage von heise online. Das Unternehmen hat Kunden auch eine FAQ bereitgestellt, die die Änderungen erläutert. Sogar der neue Absender wird darin genannt: „Email (fallback) — If no Peppol endpoint is found, the XML e-invoice is delivered as an email attachment to the address Microsoft has on file. From No-reply@pageroonline.com“. Wer keinen Peppol-Endpunkt hinterlegt hat, wie Microsoft es empfiehlt, erhält die Rechnungen also per Mail von Pagero. Die Betroffenen haben die Ankündigung vermutlich nicht gelesen, sie ist in anderen Abteilungen der Unternehmen gelandet oder sie wurde von Filtern aussortiert oder in SPAM-Ordner verschoben.

In den FAQ enthalten ist auch der Zeitplan, den Unternehmen für die E-Rechnung einhalten müssen. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland demnach E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zwingend E-Rechnungen verschicken. Die Umsatzgrenze fällt dann im Januar 2028, ab dann müssen grundsätzlich alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Ausgenommen sind etwa Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Inzwischen liegen auch Erfahrungsberichte zur Einführung der E-Rechnungspflicht vor.

Es ist löblich, wenn E-Mail-Empfängern bei geänderten Absenderadressen alle Alarmglocken schrillen, insbesondere, wenn es um Zahlungsverkehr geht. In diesem Fall hat Microsoft jedoch die Änderungen kommuniziert.