Периферийное распознавание — будущее работы с документами: дайджест недели Smart Document Engine

В бизнесе важна каждая минута. Но если документ сначала нужно передать на обработку, проверить его и только потом внести данные в учетную систему, между реальной операцией и ее отражением в системе возникает разрыв. Все это время собственник не видит актуальной картины и вынужден принимать решения на основе уже устаревшей информации. Поэтому распознавать документы нужно непосредственно там и тогда, где происходит операция.

Эту задачу решает периферийное распознавание, реализованное в Smart Document Engine. Платформа позволяет обрабатывать документы прямо в точке их появления — например, на складе или рабочем месте сотрудника — с помощью смартфона, планшета или другого устройства и сразу передавать готовые данные в корпоративные системы. В результате бизнес получает актуальную картину происходящего, а разрыв между реальной операцией и ее отражением в учете сокращается до минимума.

Собрали главное за Неделю Smart Document Engine в одном дайджесте 👇

1. Периферийное распознавание документов

Что, если вообще убрать ввод данных из бизнес-процесса?

Представьте: груз приехал на склад, экспедитор принес папку документов — накладные, акты, счета, ТОРГ-12, сопроводительные и другие формы. Что делать?

😶 Раньше документ нужно было передать туда, где его смогут обработать: оператору, в бэк-офис или общий отдел. Там информацию вручную переносили в информационную систему. Чем больше документов — тем больше людей, времени и инфраструктуры требовал этот процесс.

Мы в Smart Engines пошли другим путем. Создали технологию периферийного распознавания: для ввода данных документов на месте, без отправки в ОЦО

Платформа Smart Document Engine позволяет сотруднику склада, водителю или экспедитору с помощью обычного смартфона распознавать акты, накладные, счета и любые другие документы непосредственно в месте возникновения операции — например, в момент загрузки, приемки или передачи груза. Без передачи документов во внешний контур, очередей, ожидания и повторного ввода.

Решение рассчитано на реальные условия:

• распознавание работает при наклоне и повороте документов, а также при недостаточном освещении. Smart Document Engine работает непосредственно на устройстве, не требует GPU и интернет-соединения — поэтому его можно использовать как на рабочих местах сотрудников, так и на удаленных объектах, в АПК и местах с нестабильной связью.

А теперь — как это работает в реальном банковском сценарии.

Документ распознается там же, где появляется – и это не миф, а реальность

Представьте: от контрагента поступил счет на оплату, а на него без слез не взглянешь – и дело не в цифрах! В реальном бизнесе бумажные документы редко приходят в идеальном состоянии. А данные из них требуются сразу!

📝Корпоративные клиенты должны иметь возможность распознавать документы прямо на месте, вне зависимости от условий съемки и внешнего вида документа.

Такой сценарий возможен — он уже работает у Альфа-Банка. Вместе мы встроили Smart Document Engine в Альфа-Бизнес – приложение и мобильную версию интернет-банка для предпринимателей и компаний.

Если предпринимателю нужно оплатить счет, достаточно сфотографировать документ или загрузить готовое фото из галереи. Алгоритмы автоматически распознают реквизиты счета и перенесут их в платежное поручение. Пользователю остается проверить данные и подтвердить оплату.

🕔 На смартфоне распознавание занимает около 1-1,5 секунды и происходит прямо на устройстве, без передачи изображения счета в какие-либо сторонние сервисы.

Это и есть периферийное распознавание на практике:

1️⃣ счет появился у пользователя

2️⃣ тут же распознался

3️⃣ данные сразу попали в платеж.

Не нужно ждать, пока документ отправят на обработку, поставят в очередь и вернут результат — все происходит прямо в момент работы с документом ✅

2. Как устроено периферийное распознавание и что оно дает бизнесу

Как устроено периферийное распознавание?

Периферийное распознавание превращает документ в структурированные данные прямо в момент и в точке его появления, без отправки в центр обработки и ожидания своей очереди. При этом весь процесс — от классификации документа до извлечения структурированных данных и проверки подписей и печатей — выполняется прямо на конечном устройстве.

Возможности Smart Document Engine для периферийного распознавания:

• Автоматическая классификация документов

• Распознавание печатного и рукописного текста

• Проверка подписей и печатей

• Работа в реальных условиях

• Объяснимый результат

Какой эффект это дает бизнесу?

✅ Периферийное распознавание от Smart Engines и бизнес-экспертиза Б1 помогают компаниям не просто ускорить процесс работы с документами, а сократить его до одного шага. Данные извлекаются непосредственно в момент операции — на любом устройстве и в любом месте.

Контроль товарных позиций, сверка номенклатуры, проверка подписей и создание оцифрованного документа с текстовым слоем для интеграции в архив выполняются прямо на месте, за секунды и без ручного ввода.

А общие отделы и ОЦО могут сосредоточиться на работе с исключениями и коммуникации между подразделениями.

Но скорость обработки — только часть эффекта. Когда данные попадают в систему сразу, меняется и качество управления бизнесом.

Можно ли управлять бизнесом в реальном времени, если данные поступают в систему с опозданием?

В бизнесе важна каждая минута. Но при централизованной обработке документ проходит несколько этапов, прежде чем данные попадут в учетную систему. До этого собственник не видит объективной картины и вынужден принимать решения вслепую. Поэтому распознавать документы нужно там и тогда, где происходит операция.

Именно так и работает периферийное распознавание Smart Engines. Оно сокращает разрыв между реальной операцией и отражением в корпоративной системе.

Сотруднику достаточно отсканировать документ на месте с помощью смартфона или планшета. Smart Document Engine определит его тип, извлечет реквизиты и табличные данные, проверит наличие подписей и печатей и передаст готовый результат в ERP, WMS или другую систему.

Что это дает собственнику и бизнесу?

• Прозрачность. Данные о хозяйственных операциях появляются в системе сразу, а не после обработки документов в ОЦО.

• Прослеживаемость. Каждую операцию можно отследить по исходному документу, а результат распознавания — проверить вплоть до каждого символа.

• Оперативность. Актуальные данные позволяют быстрее контролировать поставки, остатки, платежи и себестоимость, а также закрывать отчетный период.

В результате собственник видит актуальную картину бизнеса и принимает решения на основе фактических данных 🔥

3. От издательства до страхования: Smart Document Engine в реальных процессах

📖 Сюжет книги может быть полон неожиданных поворотов. Но при оформлении договора с автором неожиданности не нужны.

Чтобы начать сотрудничество с новым автором, издательству необходимо внести в 1С все его ключевые данные из паспорта, СНИЛС и ИНН. При портфеле из 8 000 имен и постоянном поиске новых талантов ручной ввод становится узким местом и замедляет заключение договоров.

В «Эксмо» мы переписали этот сценарий 🔥

Smart Document Engine автоматически извлекает данные из ключевых документов авторов и мгновенно переносит их в 1С. Теперь завести нового контрагента в системе и оформить договор можно буквально за пару минут. И это только первая глава 👀

Smart Document Engine работает не только с типовыми документами. Сейчас «Эксмо» расширяет автоматизацию на собственные формы юридически значимых актов по передаче прав и начислению вознаграждений за бумажные, электронные и аудиокниги.

Система определяет структуру таких документов, распознает таблицы, печатный и рукописный текст, а также находит подписи и печати. Бизнесу больше не нужно подстраивать документооборот под готовые шаблоны: наша технология поддерживает как типовые формы, так и любые внутренние документы компаний.

Все обрабатывается внутри ИТ-контура издательства и не передается во внешние сервисы.

Следующий масштаб — десятки тысяч документов ежедневно.

Документооборот должен поддерживать рост бизнеса, а не ограничивать его

В страховании документы сопровождают практически каждый процесс — от продажи полиса до урегулирования убытка. Когда счет идет на десятки тысяч, ручная обработка начинает ограничивать рост бизнеса.

Поэтому Smart Engines и «АльфаСтрахование» создали первую полностью отечественную ИИ-систему для распознавания, классификации и маршрутизации документов 🏆

В ее основе — Smart Document Engine и лингвистические модели «АльфаСтрахования». Наша технология извлекает печатный и рукописный текст, обрабатывает таблицы, находит подписи и печати, а внутренние модели компании классифицируют документы и определяют их маршрут.

Сегодня система обрабатывает свыше 20 тысяч документов в день, а их сортировка занимает на 25% меньше времени.

Smart Document Engine работает с любыми документами А4, включая жесткие шаблоны и гибкие формы, фотографии и сканы. Система поддерживает более 100 языков и обрабатывает до 15 страниц в секунду благодаря запатентованным сверхлегким 4,6-битным нейросетям.

⚡️И все это — без иностранных программных компонентов и кода Open Source.

4. Одна платформа для разных документов и инфраструктур

Автоматизация работы с документами не должна требовать перестройки всей ИТ-инфраструктуры 🏷

Документы поступают в компанию по разным каналам и на разных этапах бизнес-процессов. На складе при приемке товара важно сразу сверить позиции по накладной, а в бэк-офисе — распознать большой поток файлов на сервере. Кроме того, в работе регулярно появляются новые формы, которые необходимо быстро добавлять в систему.

Smart Document Engine поддерживает не только типовые формы, но и любые внутренние документы и легко встраивается в существующую инфраструктуру компании 🔥

Возможности платформы для реального бизнеса:

• Периферийная обработка. Сотрудник может распознать документ на смартфоне, планшете или рабочем компьютере непосредственно в момент его получения — без отправки в центр обработки.

• Серверная обработка. Компания может организовать как централизованную обработку большого потока документов, так и распознавание непосредственно на рабочих местах сотрудников. Данные остаются внутри защищенного контура, а при увеличении нагрузки систему можно масштабировать без перестройки архитектуры.

• Простая интеграция. Автономный SDK позволяет встроить Smart Document Engine в корпоративные приложения, интеграционные шины и центры ввода данных.

• Настройка распознавания внутренних форм. С помощью дизайнера форм компания может самостоятельно добавлять в Smart Document Engine собственные анкеты, опросники и другие документы с жесткой структурой. Для настройки достаточно одного скана или фотографии — без программирования и обращения к вендору. Новый шаблон готов к работе в тот же день.

В результате компании не приходится внедрять отдельное решение для каждого нового документа или бизнес-процесса 🧩

А если форма меняется или появляется совершенно новый документ, его не обязательно ждать в следующем релизе.

Что делать, если нужного документа нет среди готовых шаблонов? 👀

Автоматизация кредитного конвейера — уже привычная часть цифровой трансформации банков. Но в реальности процесс редко бывает стабильным: анкеты клиентов постоянно меняются, формы справок обновляются, появляются новые шаблоны. Каждое такое изменение требует доработки моделей и ручного тестирования.

Чтобы решить эту проблему, Smart Engines разработала дизайнер форм в составе Smart Document Engine — no-code инструмент для обучения систем распознавания новым типам документов по одной фотографии.

Специалист банка может самостоятельно добавить новую форму, настроить извлечение нужных данных, протестировать результат и сразу использовать его в кредитном конвейере — без программирования 🔥

Платформа работает с печатным, рукопечатным и рукописным текстом, извлекает таблицы, штрихкоды, подписи и печати, а также поддерживает полнотекстовую обработку документов. Система работает с документами более чем на 100 языках.

🤖 А для сценариев с LLM Smart Document Engine превращает содержимое неструктурированных документов в данные, пригодные для дальнейшего анализа и обработки ИИ-агентами.

5. Таблицы, кадры и кредитный конвейер

Ошибки в таблицах счетов обходятся бизнесу слишком дорого

А их поиск и исправление — одна из самых трудоемких задач управленческого учета. При потоке в 1000 счетов в месяц издержки из-за неверных данных могут превысить 1,7 млн рублей 💵

До 30–40% всех расхождений при сверке документов с заказом приходится именно на табличную часть, а ошибки встречаются примерно в 39% счетов. Неверно указанные наименование, количество, ставка НДС или цена — и вместо автоматической обработки сотрудники снова вынуждены искать расхождения и вносить исправления вручную.

В новой версии Smart Document Engine 3.5 качество работы с таблицами вышло на уровень, при котором ручной ввод данных больше не нужен 🔥

Сокращение ошибок на четверть сделало возможной полностью автоматическую работу со счетами, УПД, накладными, ТОРГ-12 и другими документами с табличными структурами.

Достаточно сфотографировать документ или загрузить скан: платформа автоматически находит границы таблиц, извлекает данные и восстанавливает их структуру — даже при съемке под углом, плохом освещении и искажениях.

В результате ввод, сверка и передача данных в учетные системы выполняются автоматически в реальном времени — без построчной ручной проверки и исправлений задним числом.

Для ОЦО это означает переход от роли центра ручного ввода к центру экспертизы и контроля 🔥

И это касается не только бухгалтерских документов.

Задача со звездочкой: как ускорить трудоустройство и не утонуть в потоке кадровых документов? 👀

Ответ — автоматизировать их обработку с помощью Smart Document Engine 🔥

При массовом найме кадровой службе приходится обрабатывать большой поток документов. Причем их набор зависит от конкретной должности и может значительно расширяться.

Например, при оформлении сварщика к базовому комплекту помимо паспорта, СНИЛС и ИНН могут добавляться удостоверение НАКС, допуск по электробезопасности, документы по пожарной безопасности и медицинскую справку. А если сотрудник — иностранный гражданин, пакет становится еще объемнее за счет миграционных документов.

Чтобы действительно ускорить найм и исключить ошибки на этапе оформления сотрудников — ввод данных нужно сделать полностью автоматическим.

Smart Document Engine берет на себя весь цикл обработки кадровых документов — от получения скана или фотографии до передачи готовых структурированных данных в КДО.

Технология самостоятельно определяет тип документа, извлекает печатные и рукописные сведения и возвращает их в структурированном виде. Система поддерживает более 100 языков, что позволяет применять платформу для трудоустройства мигрантов.

Как это выглядит на практике?

Smart Engines автоматизировала распознавание документов в кредитном конвейере Abanking для юридических лиц

Корпоративное кредитование требует обработки большого объема документов заемщика. При ручном вводе кредитные аналитики и операционисты тратят часы на перенос реквизитов из сканов и фотографий в банковскую систему. Это задерживает рассмотрение заявок и отнимает время, необходимое для оценки рисков и перспектив бизнеса заемщика.

В кредитном конвейере Abanking эту работу мы автоматизировали.

Smart Document Engine классифицирует и распознает документы и передает извлеченные данные в кредитное досье в структурированном виде.

Наши технологии извлекают печатные и рукописные реквизиты с точностью до 99,9%, в том числе при наличии теней, искажений и следов сгибов бумаги на изображениях.

В результате аналитики получают подготовленное кредитное досье и могут быстрее переходить к оценке заемщика.

«Благодаря Smart Engines банки могут масштабировать кредитный портфель, не масштабируя операционную команду», — подчеркнул Максим Михальченко, продакт-менеджер продуктов для автоматизации кредитования Abanking.

С такими результатами завершаем неделю Smart Document Engine 🔥