Монолог уставшего инвентаризатора

В среду утром мне пишут в мессенджер: «Привет! Нужна полная инвентаризация, ты же знаешь, где что стоит?» Знаю, конечно. Знаю, что в системе числится монитор, которого я не видел с прошлой осени, а в кабинете напротив стоит ноутбук, которого в системе нет и никогда не было. Полная картина существует только у меня в голове, и по закону жанра именно её и просят выгрузить к пятнице.

Всем привет, это команда SimpleOne ITAM. Герой этого текста — собирательный образ. Его реплики мы собрали из комментариев на Хабре, форумов сисадминов и профессиональных сообществ, а в конце расскажем, что поможет ответственному за инвентаризацию больше не страдать.

Система думает, что я сижу за столом

Система учёта устроена так, будто инвентаризатор — человек с монитором, двумя вкладками и временем на спокойный ввод, хотя на деле я бегаю по складам, езжу по филиалам, поднимаюсь на третий этаж, где «вроде стояли три принтера», и записываю всё в блокнот. Вечером я час переношу записи в систему: цифры путаются, строчки пропускаются, а один и тот же монитор иногда попадает в таблицу дважды, потому что в блокноте он был записан в разные дни.

В серверной всё становится ещё заметнее. Там стойки, металл и гул вентиляторов, нормальной связи нет, а система при этом требует онлайн-доступ, чтобы я внёс одну запись, поэтому остаётся фотографировать бирки и вспоминать вечером, что в какой стойке стояло.

Руки, как назло, тоже заняты: в одной коробка, в другой монитор, под мышкой пучок кабелей, а от меня ждут, что я достану телефон, наведу камеру на штрихкод, подожду фокус и повторю, если рука дрогнула. Интерфейс для инвентаризации, судя по всему, проектировали в расчёте на свободные руки. Разве я о многом прошу? Нужно чтобы метку можно было считать побыстрее.

Чтобы отметить найденное, мне предлагают искать актив в системе по названию, которое кто-то придумал, пока смотрел на карточку, а не на железку: «Ноутбук Lenovo, бухгалтерия-3». На самом корпусе наклейка, у которой последний символ стёрся, и я стою с устройством в руках, не понимая, тот ли это актив. С метками, кстати, мучается каждый, кто хоть раз их клеил: бумажные наклейки отваливаются, фольговые выцветают, и рано или поздно номер читается только по памяти. Телефон же стёртый или поцарапанный штрихкод читает хуже, особенно когда код мелкий, а на корпусе блик. Отсканировать, впрочем, это только полдела.

Хуже всего, что виноватым в итоге оказывается тот, кто ходит с блокнотом. Данные не сошлись с фактом — виноват я как ответственный за инвентаризацию, внести на месте не получилось из-за сети, стёртой метки или названия, которое не нашлось, — тоже я. Мне объясняют, что всё дело в дисциплине и нужны приказ с мотивацией, и с этим не поспоришь, только приказ не подскажет, как отметить находку, стоя в коридоре с коробкой. Чего я хочу на самом деле, укладывается в несколько пожеланий: метку, по которой сразу открывается карточка актива; возможность ввести номер руками, когда камера её не берёт; общую ведомость, в которую могут считать сразу несколько человек; понятную строчку «найдено, но не числится» вместо моей ошибки; и чтобы без моего подтверждения в учёте ничего не менялось.

Что с этим уже можно сделать

Чтобы сделать жизнь сотрудника попроще, нужна система, которая учитывает его потребности. Без лишней скромности, именно это мы попытались сделать в функциональности мобильной инвентаризации SimpleOne ITAM.

В системе управления ИТ-активами исполнитель работает с телефона, в браузере, там же, где администратор создаёт задачу на компьютере: отдельного приложения нет, а процесс остаётся прежним — задача, список активов, сверка, разбор расхождений. Метку считывают камерой телефона, и система сразу показывает карточку актива, а если метка повреждена и камера её не читает, идентификатор можно ввести вручную. Метку система формирует по уникальному идентификатору актива, поэтому искать актив можно по нему, а не по названию.

Несколько исполнителей могут сканировать одновременно с разных телефонов, и результаты попадают в одну задачу. Тем, кому камера неудобна, в релизе 1.8.0 добавили инвентаризацию по складу со сканером штрихкодов: сканер можно сопрягать и с компьютером, и с мобильным устройством, но настройки стоит проверить внимательно, потому что разные раскладки и языки символов на штрихкодах могут привести к ошибке сканирования. Если метка считана, а актива в системе нет, позиция попадает в ведомость как неопознанная. Система показывает расхождения, но ничего не правит сама: данные об активах меняются только после того, как человек подтвердил изменение. В том же релизе появился тип задач «Инвентаризация по расположению» — для проверки техники там, где она стоит, даже если по учёту числится на разных складах.

Теперь о том, чего нет. Офлайн-режима нет, нужен стабильный доступ к сети, поэтому покрытие Wi-Fi там, где связь слабая, лучше проверить до обхода, а серверная без сигнала пока остаётся слабым местом. QR-коды не поддерживаются, только штрихкоды, а инвентаризацию по нескольким расположениям сразу в мобильном режиме пока провести нельзя. Это наши зоны роста на следующие релизы.

Напоследок давайте представим идеальный день инвентаризатора: он приходит в кабинет, считывает метку и видит карточку актива, а не пытается угадать, как это устройство назвали в системе три года назад. Стёртые метки, поиск по придуманным названиям и двойной ввод можно победить уже сейчас, если инвентаризация и записи об активах работают в одной системе, и это, конечно, неприятная новость для блокнота — но не для того, кто с ним ходит.

А как у вас устроена последняя инвентаризация — со сканером, с блокнотом или всё ещё с фотографиями бирок?