Digitalizzazione documenti, dalla lettera di assunzione alla previdenza, come orientarsi caso per caso

Dalla lettera di assunzione all’informativa sulla previdenza complementare, dal patto di non concorrenza ai consensi per la privacy. Sono molti i documenti legati all’assunzione che possono essere digitalizzati seguendo le indicazioni della risposta a interpello n. 2 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 30 settembre. A ricordarlo è l’ultimo approfondimento di Fondazione Studi Consulenti del Lavoro dal titolo: “Gestione dei rapporti di lavoro: guida alla digitalizzazione dei documenti”.

Cautela per le informazioni su salute e sicurezza

Sui venti documenti presi in considerazione dagli esperti di Fondazione Studi, 18 sono digitalizzabili, mentre per le informazioni sulla salute e sicurezza si invita alla cautela, affinché le specifiche siano facilmente comprensibili e, per i lavoratori immigrati, precedute dalla verifica della comprensione della lingua. Non può essere digitalizzato, invece, il codice disciplinare, per il quale resta obbligatoria l’affissione in un luogo accessibile a tutti, ma nulla vieta di pubblicare il documento anche sull’apposita piattaforma aziendale. L’approfondimento specifica anche i documenti che sono sottoposti al lavoratore durante il rapporto di lavoro e alla sua cessazione, indicando se e quando la digitalizzazione sia possibile e quando vada utilizzata con cautela.

Non viene introdotta una nuova disciplina

Nel documento di Fondazione Studi si ricorda che l’interpello non introduce una nuova disciplina. L’ordinamento già consente la gestione digitale del ciclo documentale del rapporto di lavoro, purché i relativi processi siano strutturati in modo da garantire certezza, tracciabilità, accessibilità e adeguata conservazione delle evidenze. «Centrale è la qualità giuridica del processo documentale, ossia il modo in cui il documento viene formato, reso disponibile, eventualmente sottoscritto e poi conservato ai fini della prova», si legge nell’approfondimento. Ancora: «La semplificazione, in questa prospettiva, non deriva necessariamente da un nuovo intervento normativo, ma dalla capacità di utilizzare in modo coerente e rigoroso gli strumenti che il sistema già mette a disposizione».

La piattaforma non è un mero archivio

«Il passaggio al digitale non può essere descritto in termini approssimativi come semplice dematerializzazione - viene sottolineato - . Non basta che il documento sia “in formato elettronico”, poiché occorre sempre verificare come sia stato formato, quale versione sia stata resa disponibile, a chi, in quale momento e con quali evidenze. La piattaforma non costituisce un mero archivio, ma l’infrastruttura attraverso la quale l’adempimento si realizza e, insieme, si documenta. Ne discende che il documento informatico rileva, ai fini dell’interpello, non come oggetto materiale neutro, ma come risultato di un procedimento che deve garantire stabilità del contenuto, accessibilità al destinatario, possibilità di riproduzione, tracciabilità delle operazioni e, nei casi in cui occorra una dichiarazione del lavoratore, riconducibilità manifesta e inequivoca del contenuto al suo autore».

La distinzione

Viene inoltre messa in evidenza la necessità di distinguere i documenti puramente informativi da quelli che richiedono dichiarazioni di scienza o volontà del lavoratore. Per i primi, in assenza di specifiche modalità di consegna obbligatorie, è sufficiente l’identificazione dell’utente tramite CIE e SPID per l’accesso alla documentazione digitale. Quando invece il lavoratore deve rendere una dichiarazione o esprimere una scelta, serve una firma elettronica idonea o un processo conforme al Codice dell’amministrazione digitale.