Пять ступеней учета техники: от таблички в Excel до данных, которые не стыдно показать финдиректору

У финансового директора есть вопрос, который в любой момент может прилететь ИТ-отделу: сколько сейчас техники на балансе и во сколько она обходится. В одной компании на него отвечают за пять минут — открывают нужный отчёт и присылают цифру с разбивкой. В другой ответ собирают две недели, обзванивая кладовщика, бухгалтерию и техподдержку, и итоговая цифра всё равно получается приблизительной. Разница в том, на какой из пяти ступеней зрелости стоит учёт техники в компании. 

Всем привет, это команда продукта SimpleOne ITAM. Разберём, что тормозит компанию на каждой ступени и какие данные появляются только на верхних уровнях — те самые, которые можно показать финансовому директору без предварительной подготовки. 

Пять ступеней зрелости учета техники

Уровень учёта техники зависит от того, как физически устроен процесс: кто и как вносит данные, обновляются ли они сами и можно ли восстановить историю актива за прошлые годы. 

Ступень 1. Учет на глаз

Точное количество техники в компании никто назвать не может, а инвентаризация проходит раз в год и больше похожа на формальность для отчётности.

ИТ-отдел получает список от бухгалтерии — по сути документ вида «вот это у вас должно быть, дальше сами» — и идет проверять его вручную, пытаясь вспомнить, где что стоит и куда переезжало за прошедший год. Истории перемещений нет, есть только память конкретных сотрудников: кто-то помнит, что ноутбук отдали в другой отдел, кто-то — что технику списали еще в прошлом квартале. А если какой-то такой сотрудник уже уволился, часть техники не найдётся вообще.

Расхождений при такой проверке всегда много: что-то не находят сразу, потом оказывается, что оно просто переехало на другой этаж, и запись переписывают на ходу. Инвентаризация растягивается просто потому, что информация о технике не хранится нигде.

Ступень 2. Таблица в Excel

Данные уже принадлежат отделу, который управляет активами — шаг вперёд по сравнению с учётом на глаз, потому что за списком больше не приходится каждый раз идти на поклон к бухгалтерии.

Автоматизации здесь почти нет — актуальность таблицы держится на регламентах отдела и, чаще всего, на одном конкретном сотруднике, который её ведёт годами. Стоит смениться руководству или составу команды, регламенты теряются или устаревают, а новый сотрудник восстанавливает логику таблицы заново, по памяти прежнего владельца или методом проб и ошибок.

Адаптивность на этой ступени низкая: Excel можно либо заполнять самому, либо просить заполнить кого-то ещё и ждать, пока пришлют актуальную версию. Когда таких таблиц несколько — по офисам, по типам техники, по подразделениям, — их приходится сверять вручную, и заметная часть рабочего времени уходит на само сведение данных, ещё до того как с ними можно будет что-то сделать.

Ступень 3. Реестр с частичной автоматизацией

Появляется инструмент, который сам забирает технические данные об активах: система обнаружения оборудования в сети или мониторинг состояния. Компания на этом уровне обычно чувствует себя неплохо — для операционных задач данных достаточно. Поднялась температура в серверной, сработал датчик — зашли, проветрили, разобрались.

Разрыв на этой ступени — в процессах. «Выдайте новому сотруднику ноутбук», «сотрудник увольняется, заберите технику», «согласуйте перемещение между офисами», «нужен ремонт» — такие заявки чаще всего живут в другой системе или в переписке, отдельно от реестра, где видна конфигурация оборудования. Согласованы ли они вообще, нужно ли их с кем-то согласовывать — со стороны это не видно никак.

Сам реестр на этой ступени обычно устроен как плоский список активов: видно, что за техника есть, но не видно связей между активами, например, какой сервис зависит от какого сервера и что затронет поломка конкретной единицы. Это решается уже на уровне связки реестра с процессами управления инцидентами и изменениями. 

Отдельно от реестра часто остается и его использование для безопасности: те же данные о том, какая техника и с каким софтом есть в сети, нужны и ИБ — для управления уязвимостями и обнаружения неучтенных устройств. Но на этой ступени эти данные, как правило, нигде не встречаются: у ИТ свой реестр, у ИБ — свои сканеры.

Данные о расходах, планах закупки, сроках контрактов, гарантии и окончании поддержки в реестр тоже не попадают. Они остаются по отделам, вперемешку с той же таблицей Excel, которая никуда не исчезла с предыдущей ступени — просто теперь отвечает за меньшую часть данных.

Ступень 4. Система с автоматизированными процессами

На этой ступени автоматизация добирается и до самих процессов: по заявке автоматически создается задача — выдать технику, забрать её при увольнении сотрудника, перевезти в другой офис, — согласование назначается на нужного человека, и весь путь заявки виден целиком. Видно, кто сейчас должен ее одобрить, можно уточнить статус прямо в системе вместо звонка согласующему. Если этот человек в отпуске и настроил делегирование, заявка автоматически уходит тому, кого он назначил своим заместителем на это время, и не ждёт его возвращения. А если делегирования нет, заявка всё равно не теряется в переписке, остаётся в системе.

У самого процесса появляется владелец — тот, кто отвечает за регламент выдачи в целом, а не только утверждает отдельные заявки. Без этого автоматизация быстро превращается в автоматизированный бардак. Выдача техники на этой ступени начинает реально идти по регламенту. Появляется возможность увидеть, где отдел тратит время сотрудников избыточно, и не раздувать команду под ручную рутину. Ключевое отличие для следующей ступени — каждое действие с активом фиксируется как отдельная операция, и это накапливает историю изменений актива со временем.

Форма заявки на списание на этой ступени обычно фиксирует и сам вывод актива из эксплуатации: куда делись данные с диска, что с гарантийными обязательствами. На предыдущих ступенях эти детали обычно терялись за одной пометкой «списано» в таблице.

Ступень 5. Данные для анализа

Поверх контроля процессов появляется материал для вопросов, которые обычно звучат от финансового директора или совета: 

• какие типы активов обходятся компании дороже всего (не только по цене закупки, но и с учетом ремонта и обслуживания за все время использования);

• что ломается чаще остальных;

• что и какие подразделения закупали в последние годы;

• можно ли объединить закупки или перейти на единый тип лицензий и сэкономить на поддержке.

На этой ступени разница между компаниями видна лучше всего. Компания на уровне Excel потратит на такой вопрос несколько дней, собирая цифры вручную под конкретный запрос. У компании на пятой ступени ответ уже есть в системе — данные, накопленные за прошлые периоды. Такой отчёт можно показать финансовому директору в любой момент — без сбора данных заново и без неловкой паузы перед ответом. Данные в системе здесь же обычно сходятся и с бухгалтерским учётом активов: не нужно раз в год вручную сверять список, который ведёт ИТ, со списком, который есть у бухгалтерии. 

Бюджет можно защитить с любой из этих ступеней — вопрос только в том, сколько сил и уверенности это стоит. На первой ступени цифра в бюджете держится на честном слове ИТ-директора, и её каждый раз приходится собирать заново — вспоминать, спрашивать, сверять. На пятой она уже подтверждена данными, которые никто не собирал специально под этот разговор: отчёт просто открывают. Обе компании в итоге получат согласованный бюджет, но одной этот разговор обходится в несколько дней подготовки, а другой — в пару минут. В компаниях с несколькими офисами или юрлицами разница ощущается сильнее: чем больше подразделений присылают цифры отдельно, тем дороже обходится каждая сверка, и тем чаще приходится её делать.

Что именно спрашивает комитет и почему типовые способы планирования замены до него не доезжают — мы уже разобрали в нашей статье на Хабре.

Как устроен учет техники в SimpleOne ITAM

Мы разобрали, чем отличаются пять ступеней зрелости учёта техники: главная разница между ними — в том, живут ли данные порознь, требуя ручной сверки, или собраны в одном месте. В SimpleOne ITAM сбор технических данных, процессы и аналитика работают в одном контуре: карточка актива, заявки на выдачу и перемещение, история операций и отчетность лежат рядом, и сверять их вручную между собой не нужно.

Карточка актива подтягивает конфигурацию из систем обнаружения оборудования в сети. Заявки на выдачу, перемещение, ремонт и списание идут через тот же контур, что и сам учёт: согласования видны на всех этапах, а данные о них не нужно вручную переносить в другую систему для отчётности.

Каждое такое действие фиксируется как отдельная операция, поэтому история актива копится сама по себе, по ходу обычной работы отдела. На этой истории строится и аналитика: отчет по самым затратным типам активов или по частоте поломок собирается из данных, которые уже лежат в системе, и формировать его с нуля под конкретный вопрос комитета не приходится.

Резюме

Если у вас еще не самый зрелый учёт, это конечно не приговор. Многие крупные и очень заметные на рынке компании вполне успешно держат учёт техники в Excel, и им это не мешает. Однако сложности все равно могут возникнуть, например, как мы обсудили, на защите бюджета.

Если следующий шаг для вас — выбор самой системы, а не только наведение порядка в текущей, — в нашей статье на Хабре «Сколько ITAM-система стоит на самом деле» мы разобрали, из чего складывается реальная цена системы за пределами суммы в договоре. 

Как сейчас у вас? Пишите в комментариях что мешает подняться на ступень выше.