Как правильно сохранить кадровые документы. Варианты выбора полезного для компании продукта

За последние несколько лет кадровый электронный документооборот перестал быть инструментом для отдельных новаторов. Если раньше компании внедряли КЭДО преимущественно для отказа от бумаги, то сегодня цифровые кадровые процессы становятся частью стратегии: они помогают работать эффективнее, быстрее выполнять операции и соблюдать требования закона.

Эту тенденцию подтверждает статистика. По данным исследований, сегмент КЭДО остается самым быстрорастущим. По итогам 2025 года его объем увеличился более чем на 40%. В I квартале 2026 года он продолжил расти — показатель оказался на 33% выше, чем за аналогичный период 2025 года.

Вслед за спросом развивается и рынок решений. Сегодня бизнесу доступны десятки продуктов — от специализированных сервисов кадрового электронного документооборота до комплексных платформ, объединяющих HR-процессы, электронный документооборот и корпоративные сервисы. Поэтому основной вопрос для большинства организаций уже не в том, нужно ли внедрять КЭДО, а в том, какое решение выбрать.

На этапе знакомства с продуктом многие оценивают прежде всего удобство кадровых процессов: оформление документов, маршруты согласования, подписание, интеграции и пользовательский опыт. При этом значительно реже задумываются о том, что кадровые документы необходимо правильно сохранить.

В этой статье сравним 6 самых популярных решений для КЭДО и оценим, насколько оперативно они хранят документы и есть ли у вендора решение для архивного хранения. Это важно, потому что большинство документов, связанных с работой, имеют длительные сроки хранения. Они служат не только гарантией безопасности организации при проверках и судебных разбирательствах, но и социальной гарантией для работников.

Особенности хранения кадровых документов

Для некоторых документов период оперативного хранения может растянуться на годы. Пример — трудовой договор. Если он оформлен на бумаге, то хранится в отделе кадров до тех пор, пока сотрудник работает в организации. А если это электронный документ, то он должен находиться в системе КЭДО и именно она должна о нем заботиться:

Важно понимать, что документы, которые необходимо хранить до 10 лет включительно, остаются в системе, где они были созданы и использовались. Для документов со сроком хранения более 10 лет требуется специализированное решение — система хранения электронных документов (СХЭД). При этом до передачи в СХЭД документы, связанные с работой, находятся на оперативном хранении:

Отличия работы КЭДО и СХЭД

После завершения кадрового процесса документ переходит на следующий этап — в архив. Работа с документами и архивное хранение — разные задачи. Для каждой из них нужна своя информационная система, выполняющая определенные функции.

Если вопрос архивного хранения не учесть заранее, компания может столкнуться с дополнительными затратами на доработку ИТ-ландшафта, миграцию документов или внедрение отдельной архивной системы.

Давайте разберемся на примере шести самых популярных решения для КЭДО, посмотрим на их функциональность по обеспечению сохранности документов.

Отдельное внимание уделим тому, насколько продукты способны сопровождать кадровые документы на протяжении всего жизненного цикла — от создания и подписания до передачи в электронный архив с сохранением их юридической значимости. Рассмотрим функциональность работы с меткой доверенного времени (МДВ), которая помогает подтвердить, что электронная подпись была действительной на момент подписания документа, даже если срок действия сертификата или самой подписи позже истек. МДВ может выдаваться на 5, 10 или 15 лет, а документы в КЭДО могут храниться дольше. Поэтому при выборе системы важно учитывать, как в ней обеспечивается продление или обновление метки (процедура перештамповки) по мере истечения ее срока действия.

Что учитывать при выборе системы для электронного архива

На первый взгляд может показаться, что любой электронный архив подходит для хранения кадровых документов. На практике между файловым хранилищем, архивом в составе СЭД и специализированной системой долговременного хранения есть принципиальная разница.

Хранить кадровые документы десятилетиями необходимо не просто файлами. Организация должна в любой момент быть готова подтвердить их юридическую значимость, подлинность, соблюдение сроков хранения и выполнение требований архивного законодательства. Поэтому при выборе цифрового решения стоит оценивать возможности системы по обеспечению полноценного оперативного хранения документов, их передачи на архивное хранение, а также наличие у вендора решения для архивного хранения кадровых документов.

При выборе решения для КЭДО обращайте внимание на то, как вендор заботится о документах в оперативном контуре, есть ли в экосистеме готовая СХЭД.  Если ее нет, то готово ли решение передавать свои кадровые документы в электронный архив. Цена ошибки очень высока и для работодателя, и для работников.

Как системы КЭДО работают с хранением кадровых документов

HRlink

HRlink — российская система, которая дает возможность перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении, защиту от рисков потери.

Вендор предлагает функции оперативного электронного архива: онлайн-хранение, отдельные реестры документов и заявлений с фильтрами, выгрузку реестров в Excel, протокол истории подписания и резервирование архива, в том числе в 1С и по SFTP, но не следит за подписью.

Сервис обеспечивает подписание документов электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ, но не сохраняет их юридическую значимость после истечения срока действия метки доверенного времени. Без такой функциональности риск не доказать в суде юридическую значимость документа растет. Кроме того, компания может быть привлечена к ответственности за нарушение сроков хранения документов, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Решения для архивного хранения кадровых документов в HRlink нет.

Directum HR Pro

Directum HR Pro — экосистема для кадрового документооборота в цифровом формате. В ней доступно оформление заявлений в электронном виде, интеграция с учетной системой для формирования и отправки на подписание приказов, а также автоматическая отправка документов сотрудникам на ознакомление. После подписания документы хранятся в системе, а фоновый процесс перештамповки автоматически обновляет электронную подпись и переводит ее в архивный формат CAdES-A без участия кадрового специалиста.

Вендор предлагает подтверждение стажа сотрудника спустя десятилетия — документ находится за минуту, подпись действительна, целостность подтверждена.

В экосистему входит решение для организации архивного хранения кадровых документов.

«Долговременный архив» — решение для хранения документов постоянного и временного, свыше 10 лет, сроков хранения — с гарантией юридической значимости и полным соответствием архивным правилам. В отличие от КЭДО, который закрывает оперативный документооборот, «Долговременный архив» берет на себя ответственность за сохранность и неизменность документов десятилетиями. Строгая иерархия фонд—опись—дело-документ, автоматический контроль валидности подписей, проверки целостности и механизмы экспертизы ценности — организация больше не рискует штрафами за нарушения архивного законодательства.

Возможности решения:

• автоматизированный учет, комплектование, использование и хранение электронных архивных документов;

• кадровые документы собраны в одном месте, любой нужный можно найти за минуту;

• поддержка работы с гибридными делами — система дает возможность хранить и обрабатывать электронные и бумажные документы в едином контуре, что особенно актуально на этапе перехода к КЭДО;

• система отслеживает сроки хранения документов и помогает своевременно проводить необходимые архивные процедуры;

• подтверждение стажа спустя десятилетия — документ можно быстро найти в архиве, проверить его целостность и действительность электронной подписи;

• интеграция с другими решениями для КЭДО — документы из кадровых систем можно передавать в архив на долговременное хранение;

• уничтожение документов с истекшим сроком хранения — система сама проводит экспертизу ценности и уничтожает дела по архивным правилам.

VK HR Tek

VK HR Tek — это система кадрового электронного документооборота и управления HR-процессами от компании VK, включающая личный кабинет сотрудника, графики отпусков и оформление командировок.

Сервис дает возможность хранить подписанные кадровые документы и работать с ними в рамках КЭДО. Документы остаются доступны пользователям после завершения кадрового процесса, их можно найти и просмотреть. Но такой подход решает только задачу оперативного хранения.

Отдельного функционала специализированного архива в решении нет. В частности, не предусмотрен механизм поддержания юридической значимости электронной подписи. Поэтому для документов, которые необходимо хранить десятки лет, компании потребуется отдельное решение для СХЭД.

Решения для архивного хранения в VK HR Tek нет.

ЭЛМА 365 КЭДО

ELMA365 КЭДО — это программное обеспечение для перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат. Он обеспечивает электронное взаимодействие между работодателем и сотрудниками по базовым кадровым процессам — от приема на работу до увольнения.

Продукт можно использовать в преднастроенном виде или адаптировать под уникальные регламенты вашей компании благодаря low-code-инструментам платформы ELMA365.

Решение поддерживает централизованное хранение кадровых документов и их метаданных, настройку политик хранения, автоматизацию архивации, перемещения и удаления документов в соответствии с установленными сроками. Для поиска предусмотрены фильтры по ФИО сотрудника, дате создания, типу документа, подразделению и другим параметрам.

Для архивного хранения есть решение «СХЭД и Архивное дело». С его помощью документы, созданные и подписанные в КЭДО, могут легитимно  храниться с обеспечением архивного учета и фиксированием их перемещения в организации. Вендор заявляет соответствие требованиям законодательства об архивном хранении, в том числе требованиям приказов Росархива № 77 и № 236. Также предусмотрено хранение информации о проверке подлинности электронных подписей.

Saby

Saby — платформа для бизнеса, которая помогает перевести в цифру любые кадровые документы, поддерживает все виды электронных подписей и предлагает готовое решение для интеграции с 1С.

Сервис ориентирован на подписание и оперативное хранение кадровых документов и не предоставляет отдельного архивного контура для их долговременного хранения. В открытой документации не указано, как подтверждается действительность электронной подписи после истечения срока действия сертификата.

Возможность архивного юридически значимого хранения кадровых документов в Saby отсутствует.

КЭДО от Контур.Диадок

КЭДО от Контур.Диадок — сервис, который дает возможность вести документооборот с сотрудниками онлайн, экономить время и ресурсы на печать, отправку и ожидание.

Сервис поддерживает оперативное хранение. Для архивных документов проверять действительность электронной подписи пока нельзя.

Возможность долговременного юридически значимого содержания кадровых документов в КЭДО от Контур.Диадок отсутствует.

На основании частых вопросов, которые возникают у потенциальных клиентов, выделили основные критерии для выбора эффективного решения и перенесли их в сравнительную таблицу:

Выводы: как выбрать рабочее решение

При выборе КЭДО важно смотреть не только на то, как система помогает оформить и подписать кадровый документ. Не менее важно понимать, что произойдет с ним после подписания. Система должна обеспечивать надежное оперативное хранение документов и предусматривать их дальнейшую передачу на архивное хранение.

Если КЭДО уже внедрен, стоит проверить, как сейчас организован этот процесс. Где находятся документы уволенных сотрудников, как поддерживаются установленные сроки хранения, что происходит с электронной подписью и предусмотрена ли возможность передавать документы в отдельную систему архивного хранения. Если КЭДО не предусматривает собственного архива, документы можно передавать в специализированную систему, которая обеспечит их хранение в течение установленных сроков.

В Directum этот процесс можно выстроить сквозным — от создания кадрового документа до его архивного хранения. Документ создается и подписывается в КЭДО, после чего хранится в системе в течение установленного оперативного периода. Когда наступает время передать его в архив, документ вместе с необходимыми сведениями и электронной подписью передается в СХЭД Directum для долговременного хранения. Так кадровые документы не остаются в системе КЭДО после завершения их оперативного использования и при этом сохраняются в архиве на весь установленный срок.

Рекомендации по выбору

При переходе на КЭДО важно заранее продумать, как документы будут храниться не только сразу после подписания, но и в дальнейшем. В идеале процесс должен включать полноценное оперативное хранение в КЭДО и последующую передачу документов в архив на установленный срок.

Если внедрение СХЭД пока не входит в планы компании, это не повод откладывать организацию электронного хранения. На первом этапе важно обеспечить полноценную оперативную работу с кадровыми документами: сохранять их и электронные подписи, соблюдать установленные сроки, поддерживать актуальность документов и предусмотреть возможность их передачи в архив в дальнейшем.

При выборе КЭДО стоит заранее проверить, как система решает эти задачи и насколько легко ее можно связать с архивным решением в будущем. Это поможет не перестраивать процесс хранения при росте объема документов и переходе к архивному хранению.

Если электронный архив нужен компании уже сегодня, стоит рассматривать КЭДО и СХЭД как части единого процесса: от создания и подписания документа до его передачи на долговременное хранение. При этом архив должен быть рассчитан на прием документов из разных информационных систем и поддерживать установленные сроки хранения и юридическую значимость электронных документов.