Firma digitale su un documento, ecco come assicurarsi che abbia valore legale in caso di controversie

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I contratti, i moduli e le comunicazioni ufficiali scambiati in formato elettronico richiedono sempre più spesso di essere sottoscritti in tempi rapidi. Di fronte alla necessità di firmare con il Pc si possono scegliere modalità che garantiscono la validità del documento senza dover acquistare un servizio di firma digitale. Esistono diverse strade operative ognuna delle quali comporta precise conseguenze sul piano giuridico e probatorio in caso di contestazioni.

Il metodo analogico-digitale: stampa, sottoscrizione e scansione

Una delle opzioni più comuni per chi intende firmare con il Pc a costo zero consiste nel combinare il supporto cartaceo con la trasmissione telematica. La procedura prevede la stampa dell’intero documento ricevuto via posta elettronica, l’apposizione della firma autografa a penna sul foglio e la scannerizzazione del testo. Dal punto di vista legale, questo sistema offre una tutela solida perché la sottoscrizione nasce direttamente su un supporto fisico. Quando si appone la propria firma a mano, si crea un documento originale tutelato dall’articolo 2702 del Codice Civile. La scansione o la foto inoltrata al destinatario rappresenta una copia dell’originale. Secondo il Codice dell’amministrazione digitale, questa riproduzione informatica ha la medesima efficacia dell’originale, a meno che la parte contro cui viene prodotta non ne disconosca espressamente la conformità.

Per ridurre al minimo i rischi, chi sceglie di firmare usando questo sistema ha l’onere di conservare con cura il foglio cartaceo firmato. In presenza di eventuali controversie sull’autenticità del file inviato, la produzione del documento fisico originale permette di dimostrare in modo chiaro la provenienza della sottoscrizione.

Il tratto grafico a schermo: la validità della firma con il mouse

Un’altra modalità tecnica molto usata per la sua immediatezza è quella di firmare con il Pc disegnando la propria sigla direttamente all’interno del file, sfruttando il movimento del mouse. Questa operazione viene percepita come un’evoluzione della firma su carta, ma sul piano del diritto si colloca nella categoria della firma elettronica semplice. A differenza della firma apposta con penna su carta, il tratto generato da un mouse non contiene elementi atti a riconoscerne in modo certo la paternità. Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che l’idoneità di una firma elettronica semplice a soddisfare il requisito della forma scritta deve essere stabilita dal giudice. Qualora una delle parti contesti il documento, il magistrato valuterà le caratteristiche di sicurezza, l’integrità del testo e le circostanze in cui la sottoscrizione è avvenuta. Un disegno a schermo non garantisce infatti che il testo non sia stato modificato in un secondo momento, né dimostra chi stesse usando il mouse al momento della sottoscrizione.

Inserire la fotografia della propria firma: rischi e tutele

Un approccio analogo per firmare con il Pc in modo rapido consiste nel ritagliare un’immagine della propria firma fotografata o scansionata in precedenza per poi incollarla nel documento digitale tramite un programma di editing. Occorre evidenziare una differenza sostanziale tra la scansione dell’intero documento firmato a mano e l’inserimento dell’immagine della sola firma. Nel primo caso esiste un foglio di carta integro che documenta l’atto di firma contestuale a tutto il testo. Nel secondo caso, invece, l’utente applica un file grafico indipendente su un testo informatico separato. Questa seconda operazione rientra anch’essa nella firma elettronica semplice, ma presenta maggiori fragilità in sede legale. Un’immagine della firma può essere facilmente copiata e applicata su qualsiasi altro file. Se la firma viene disconosciuta, il solo file grafico apposto non basta a provare la volontà dell’autore di sottoscrivere quell’atto specifico. Spetterà al giudice analizzare il contesto generale per verificare se la volontà fosse reale.

La firma digitale e la valutazione delle alternative a pagamento

Lo strumento che assicura il livello massimo di certezza giuridica è la firma digitale qualificata. Questo sistema si basa sull’identificazione del titolare tramite un certificato rilasciato da un gestore autorizzato. La firma digitale equivale integralmente alla firma autografa, garantisce l’identità del sottoscrittore e rende il file immodificabile. L’acquisizione di un kit di firma digitale comporta tuttavia un investimento economico. I pacchetti pluriennali su chiavetta Usb o altro dispositivo presentano costi di attivazione indicativi tra i 45 e i 100 euro oltre Iva. Esistono anche soluzioni a consumo tramite Spid pensate per chi ha esigenze sporadiche, come pacchetti da poche firme che richiedono un esborso di circa 20 euro oltre Iva.

Di conseguenza, la decisione su come firmare con il pc deve essere ponderata bilanciando costi e rischi. Per atti informali o di secondaria importanza, il ricorso alla stampa con scansione oppure alle firme grafiche a schermo accompagnate da un chiaro scambio di e-mail rappresenta una scelta funzionale. Per contratti soggetti a formalità rigorose, la sicurezza della firma digitale rimane la scelta ideale.