La reforma pensional cambiará la forma de pagar los aportes de los contratistas y de los trabajadores independientes: así será desde abril de 2027

La reforma pensional obligará a las empresas en Colombia a rehacer parte de su operación para administrar aportes, revisar nómina y clasificar a sus trabajadores antes del 1 de abril de 2027. El cambio también alcanzará a aquellos que trabajan bajo contratos de prestación de servicios. Desde esa fecha, las empresas deberán ajustar procesos de nómina, seguridad social, contratación y pago de aportes por la entrada en funcionamiento de las disposiciones avaladas de la Ley 2381 de 2024.

También tendrán que definir qué trabajadores seguirán en transición, cuáles entrarán al nuevo esquema y cómo aplicarán el nuevo mecanismo de cotización para contratistas independientes.

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Como se recordará, la Corte Constitucional fijó ese día para la entrada en funcionamiento de las disposiciones avaladas y declaró exequibles la mayoría de las normas analizadas frente a los vicios de procedimiento.

Aun así, un grupo puntual de disposiciones deberá regresar a la Cámara de Representantes para subsanar su trámite dentro de 30 días hábiles. Al respecto, la gerente de Servicios Legales de Kpmg Law en Colombia, María Camila Ortiz, dijo en un comunicado que el plazo exige preparación previa en varias áreas de las compañías.

“El fallo reduce una parte importante de la incertidumbre y traslada la conversación hacia la implementación. Abril de 2027 puede parecer todavía lejano, pero revisar la población de trabajadores, validar información, ajustar parametrizaciones de nómina y preparar los procesos de aportes requiere tiempo”, anotó.

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Kpmg planteó que uno de los cambios más directos recaerá sobre la forma de cotizar de los trabajadores independientes vinculados por prestación de servicios. Bajo el nuevo modelo, el contratante deberá descontar de los honorarios el valor de la cotización y efectuar el pago al sistema. Hoy, según ese análisis, el trabajador independiente hace ese aporte de forma directa.

Con la reforma, la obligación del contratista no desaparece, pero cambia la manera en que se administra el descuento y se ejecuta la cotización.

En la práctica, las compañías tendrán que incorporar ese procedimiento dentro de sus circuitos de pago. Eso implica calcular el valor correspondiente, aplicar el descuento en los honorarios y completar el pago al sistema dentro de sus procesos internos. El efecto no se limita al momento del giro. Las empresas también deberán revisar:

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• Contratos.
• Pagos.
• Procesos administrativos y responsabilidades internas, en especial cuando manejan una participación importante de trabajadores independientes.

La preparación empresarial no se agota en los contratistas. Otro frente estará en definir qué trabajadores quedarán cobijados por el nuevo sistema y cuáles permanecerán bajo el régimen de transición. La reforma establece ese régimen para mujeres con 750 semanas o más cotizadas y hombres con 900 semanas o más. Los demás afiliados sujetos a la reforma ingresarán a la nueva estructura.

Eso abre la puerta a que dentro de una misma empresa convivan trabajadores con tratamientos pensionales distintos. Por esa razón, las compañías deberán mantener actualizada la información sobre semanas cotizadas, ingresos y condiciones de cada persona.

Para las áreas de recursos humanos, nómina y seguridad social, esa clasificación será una tarea operativa central. La entidad plantea que la calidad y actualización de la información laboral y de seguridad social ganará peso porque una sola organización podría administrar situaciones diferentes al mismo tiempo.

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Las cotizaciones del nuevo sistema pensional se repartirán de la siguiente manera:

• Para los trabajadores que entren al nuevo esquema contributivo, las cotizaciones sobre ingresos entre uno y 2,3 salarios mínimos serán administradas por Colpensiones. El excedente de ese umbral y hasta 25 salarios mínimos irá al componente de ahorro individual.

• La tasa general de cotización se mantiene en 16%. A eso se suman aportes progresivos al Fondo de Solidaridad Pensional para determinados niveles de ingreso, con porcentajes de entre 1,5% y 3%.
• Esos valores también deberán quedar incorporados de forma correcta en la liquidación y el pago de aportes. El umbral de 2,3 salarios mínimos se convierte, además, en una referencia clave para distribuir las cotizaciones dentro del nuevo esquema.

Para Ortiz, el orden de implementación importa tanto como el ajuste técnico. “La implementación no debería empezar por el software, sino por entender la población de la organización y cómo le aplica la reforma”, anotó.

Con la fecha ya fijada, la ruta operativa para las empresas pasa primero por depurar su información laboral y definir a qué grupo pertenece cada trabajador o contratista. A partir de ese mapa, podrán decidir qué procesos de nómina, aportes y contratación necesitan cambios y en qué puntos tienen riesgos de cumplimiento.