Umfrage: Wie läuft die E-Rechnung in der Praxis?

Seit 2025 läuft in Deutschland die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht – doch wie gut das in der Praxis funktioniert, möchte der E-Rechnungsanwender-Verein eurofactura mit einer Umfrage herausfinden. Der aus der ZUGFeRD-Community entstandene Verein ruft Unternehmen daher auf, in einer Online-Befragung über ihre Erfahrungen mit dem strukturierten Rechnungsformat zu berichten.

Eigenen Angaben nach will der Verein mit der Umfrage ein belastbares Bild zum aktuellen Stand der Umsetzung gewinnen – und so Anwenderinteressen besser gegenüber Politik, Verwaltung und Standardisierungsgremien vertreten können. Kernteil der Umfrage sind sieben kurze Themenblöcke – unter anderem zur Verbreitung der E-Rechnung, ihrem Umsetzungsstand, Formaten und dem Aufwand im Geschäftsalltag. Die Teilnahme ist laut eurofactura anonym möglich, die Angabe von Kontaktdaten freiwillig. Der Verein verspricht, die Ergebnisse ausschließlich in zusammengefasster, anonymisierter Form auszuwerten und zu veröffentlichen.

Vorige Umfragen deuten bereits auf Reibungspunkte hin: So beklagten etwa Betriebe in einer Umfrage des Zentralverbands des Handwerks, dass die E-Rechnung eher eine bürokratische Belastung sei. Rechnungsdaten ließen sich zum Beispiel aufgrund uneinheitlicher Feldbefüllung oft nicht weiterverarbeiten. Bei hybriden Rechnungen gebe es häufig Abweichungen zwischen Datensatz und PDF-Datei. Auch die Einführung läuft offenbar schleppend. Eine Umfrage des Rechnungsdienstleisters Easybill vom Juni ergab, dass bislang nur rund 42 Prozent der befragten Unternehmen regelmäßig E-Rechnungen verschicken. Gerade kleineren Betrieben macht die Einführung offenbar Schwierigkeiten.

Pflicht für größere Unternehmen ab 2027

Im deutschen Geschäftsverkehr wird die Pflicht zur E-Rechnung gestaffelt eingeführt. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Im Prinzip genügt ein E-Mail-Postfach, um der reinen Empfangspflicht nachzukommen. Letztlich ist das aber nur die Minimalanforderung – natürlich benötigt man auch Software, die mit dem strukturierten XML umgehen kann. Für E-Rechnungsempfänger ist zudem die revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlichen Vorgaben (GoBD) Pflicht.

Ab 2027 ist dann vorgeschrieben, dass im Business-to-Business-Bereich zwischen größeren Unternehmen nur noch E-Rechnungen versendet werden. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro erhalten noch ein Jahr Aufschub, dürfen dann ab 2028 auch nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden. Ausnahme sind die Kleinunternehmer, für sie gibt es keine E-Rechnungspflicht, wenn sie innerhalb bestimmter Umsatzgrenzen bleiben. Die in Rechnungen enthaltenen steuerlich relevanten Daten sollen dann bis 2030 in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Für eine E-Rechnung muss laut den Vorgaben eine XML-Datei in strukturiertem Format vorliegen, die sich maschinell verarbeiten lässt. Geläufig sind dafür etwa EDI-Formate, Hybridformate wie ZUGFeRD und Factur-X, die ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit XML-Daten kombinieren, sowie das reine XML-Format XRechnung. Reine Bilddateien wie TIFF, PNG und PDF, Word-Dokumente, eingescannte Papierrechnungen und Ähnliches erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.