Führungszeugnis: So klappen Antrag und Zustellung digital

Für eine neue Arbeitsstelle, ein Ehrenamt oder eine Behörde wird manchmal ein Führungszeugnis benötigt. Seit dem 1. Oktober 2026 kommt der Auszug aus dem Strafregister für Privatpersonen nun auch digital als PDF-Datei. Gegenüber der weiterhin bestehenden Option in Papierform hat die digitale Zustellung nach Ansicht von Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür einige Vorteile.

So können mit der Neuerung längere Bearbeitungs- und Postlaufzeiten entfallen, zudem "ermöglicht das digitale Dokument die wiederholte Nutzung, etwa für mehrere Arbeitgeber", sagt Oberthür.

Wie Sie ein digitales Führungszeugnis beantragen

Das digitale Führungszeugnis wird im Online-Portal des Bundesamts für Justiz (BfJ) beantragt. Dafür braucht man neben einem gültigen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion (eID) und aktivierter PIN ein Smartphone mit einem Chip für die Nahfeldkommunikation (NFC) sowie eine Kreditkarte zur Bezahlung. In bestimmten Fällen sind weitere Anlagen nötig, etwa ein Nachweis für die Notwendigkeit eines erweiterten Führungszeugnisses.

Für die digitale Zustellung ist ein BundID-Konto nötig. BundID ist ein zentrales Konto, mit dem sich Bürgerinnen und Bürger online gegenüber Behörden ausweisen können. Mit Ausnahme des behördlichen Führungszeugnisses werden digitale Führungszeugnisse als PDF an das sogenannte Bürgerpostfach geschickt und können dort heruntergeladen werden.

Das digitale Führungszeugnis kann dann entweder direkt als PDF-Datei weitergeleitet oder ausgedruckt werden. Laut BfJ erhält man die Datei innerhalb weniger Stunden. Eine Zustellung per E-Mail ist nicht möglich.

Das digitale Führungszeugnis ist dem Bundesamt für Justiz zufolge durch zwei Maßnahmen gegen eine Veränderung des Inhalts geschützt. Neben einem sogenannten qualifizierten elektronischen Siegel (QES) gibt es zusätzlich ein visuelles Digitalsiegel (VDS) in Form eines QR-Codes. Um die Echtheit des Dokuments zu prüfen, reicht eine der beiden Möglichkeiten. Das Dokument kann durch die beiden Siegel sowohl in der digitalen als auch in der analogen Variante als Ausdruck geprüft werden.

Was im Führungszeugnis stehen darf

Das Führungszeugnis ist ein Auszug aus dem Bundeszentralregister, in dem alle Verurteilungen einer Person für eine gewisse Zeit erfasst sind, erläutert Juristin Nathalie Oberthür.

Das Führungszeugnis enthält aber nur bestimmte und nicht alle Eintragungen aus dem Zentralregister. Zweck des Dokuments sei es, Arbeitgebern, Behörden oder Vereinen die Möglichkeit zu geben, die Eignung einer Person für bestimmte Tätigkeiten einzuschätzen.

Welche Führungszeugnisse es gibt

Kosten und Gebührenbefreiung beim Führungszeugnis

Die Gebühr für den digitalen Strafregisterauszug beträgt wie bei der analogen Variante 13 Euro. Diese kann unter bestimmten Voraussetzungen entfallen, zum Beispiel, wenn das Dokument zur Ausübung einer ehrenamtlichen Tätigkeit oder für Freiwilligendienste benötigt wird.

Wofür ein Führungszeugnis benötigt wird

Ein Führungszeugnis wird vor allem bei Bewerbungen für bestimmte Berufe verlangt. "In manchen Beschäftigungsbereichen ist aus Gründen des Kinder- und Jugendschutzes die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses gesetzlich vorgeschrieben, etwa bei Tätigkeiten in Schulen oder Kindertagesstätten", erklärt Nathalie Oberthür. Gleiches gilt für ehrenamtliche Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen, etwa in Sportvereinen.

Auch für bestimmte behördliche Genehmigungen wie die Beantragung einer Waffenbesitzkarte braucht man den Strafregisterauszug.

Wann der Arbeitgeber ein Führungszeugnis verlangen darf

"Obgleich es weit verbreitet ist, dürfen Arbeitgeber nicht grundsätzlich die Vorlage eines Führungszeugnisses verlangen", betont Oberthür. Auskünfte über Vorstrafen dürften aus datenschutzrechtlichen Gründen nur dann verlangt werden, wenn diese für die angestrebte Beschäftigung von Bedeutung sind. Beispielsweise könne der Arbeitgeber bei Tätigkeiten mit Zugang zu Vermögenswerten nach einschlägigen Vermögensdelikten fragen.

Halten Bewerbende die Anforderung eines Führungszeugnisses für unverhältnismäßig, sollten sie zunächst nach dem konkreten Zweck sowie der Rechtsgrundlage fragen, empfiehlt Fachanwältin Nathalie Oberthür. Außerdem dürften sie in bestimmten Fällen die Vorlage verweigern.

Quelle: dpa-Custom Content

Über dieses Thema berichtete das ZDF in der Sendung "Volle Kanne" am 08.10.2026 ab 09:05 Uhr.