Reforma tributária: sistema de gestão virou obrigatório para a PME, mas não resolve sozinho

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A cobrança efetiva da CBS a partir de 2027 exigirá adaptações nos sistemas de gestão das empresas para lidar com novas regras de apuração, créditos tributários, cadastro de fornecedores e formação de preços. Para as pequenas e médias empresas, o desafio inclui manter o ERP atualizado durante a transição da reforma tributária e integrar as áreas fiscal e financeira, em um cenário de mudanças frequentes na regulamentação e custos de adequação.

Faltam poucos meses para a etapa da reforma tributária que muda de vez a rotina fiscal das empresas brasileiras. Em janeiro de 2027, a CBS, tributo federal sobre o consumo, deixa a fase de teste e passa a ser efetivamente recolhida, substituindo o PIS e a Cofins, que serão extintos. Para as pequenas e médias empresas, o investimento pode passar também por um sistema de gestão (ERP), um software para a integração de todas as áreas de uma empresa. 

Para Ivanildo José de Medeiros, sócio da consultoria tributária do Duque Advogados, uma empresa dificilmente conseguirá ter respostas rápidas e eficientes sem um ERP atualizado para a reforma. Uma das razões para essa dependência é o impacto da reforma no caixa. Hoje, a contabilidade apura os tributos cerca de um mês depois das operações e ainda tem margem para corrigir documentos.

No novo modelo, a apuração passa a ser feita quase em tempo real, o chamado split payment, com base nos documentos fiscais eletrônicos, e a Receita Federal disponibilizará um painel de apuração assistida que mostra quanto a empresa tem de crédito e quanto deve pagar. "O contador não tem mais muita flexibilidade de manobra", diz Vanderlei Goulart, contador e CEO da Meta Assessoria Empresarial.

Essa cobrança automática do IBS e da CBS no momento do pagamento não começará em janeiro de 2027, segundo o Comitê Gestor do IBS. Em 2027, o recolhimento por guia continua valendo, e as empresas poderão optar pelo recolhimento pelo adquirente (RAD), em que o comprador recolhe o tributo da operação em nome do fornecedor. Nesse contexto, a gestão financeira viabilizada pelos EPRs se torna ainda mais importante, pois a decisão do RAD mexe diretamente no capital de giro. 

Isso exige um nível de integração que, segundo Goulart, as PMEs ainda não têm. Os ERPs precisarão conciliar o financeiro da empresa com o painel de apuração assistida, com os documentos fiscais em ordem. Para Goulart, num país em que pagar fornecedores por Pix virou prática comum, o sistema financeiro e os ERPs terão de criar esse vínculo para viabilizar a segregação do tributo.

Onde o problema pode começar

No entanto, apesar de ser um aliado importante, o sistema só funciona de verdade com uma série de fatores humanos por trás. Cada produto vendido precisa estar classificado de acordo com as novas regras, que preveem alíquota cheia, reduções de 30% ou 60% para determinados setores e alíquota zero para os itens da cesta básica nacional. Para um supermercado pequeno, com milhares de itens, por exemplo, isso significa revisar a ficha de cada um. 

O erro custa caro. "Erros na classificação podem gerar impostos declarados a menor e, consequentemente, cobranças de ofício com multas e juros", afirma Medeiros. Com o split payment, o efeito será imediato, porque o tributo retido no pagamento seguirá o que estiver registrado no sistema. E ainda não está claro como serão tratadas as diferenças a maior ou a menor geradas por esse tipo de distorção. "A princípio, estas distorções deverão ser sanadas pelo emitente e destinatário através de ajustes", diz o advogado.

Além disso, há o cadastro de fornecedores. A partir de 2027, a empresa do Simples Nacional pode escolher recolher o IBS e a CBS dentro do DAS ou pelo regime regular, fora da guia única, no chamado Simples híbrido. A escolha muda o crédito de quem compra dela. Quem adquire de um fornecedor do Simples "puro" aproveita um crédito limitado ao valor recolhido no regime simplificado; se o fornecedor optar pelo regime regular, o crédito é pleno. "Hoje eu simplesmente não me preocupo lá no cadastro se o fornecedor é do Simples puro ou do Simples híbrido", diz Goulart. 

Além disso, a opção pelo regime regular é semestral, feita em setembro para valer no primeiro semestre do ano seguinte e em abril para o segundo, conforme a LC 227/2026. "Eu posso ter hoje um fornecedor até junho de uma maneira, e em julho ele pode migrar para um outro regime. Tem que ficar atento a tudo isso", afirma Goulart. A primeira janela de opção terminou em 30 de setembro. A próxima abre em abril de 2027.

A transição também mexe na formação de preços. Hoje, os tributos sobre consumo são calculados "por dentro", ou seja, fazem parte da própria base de cálculo e ficam embutidos no preço. O IBS e a CBS serão calculados "por fora", sem integrar a própria base. Durante os anos de convivência, a empresa terá os dois modelos no mesmo preço. "Será que os ERPs vão estar adequados a fazer esse cálculo também? É algo que vão ter que se adaptar", afirma Goulart.

Há ainda a influência do fim dos incentivos fiscais estaduais de ICMS, que deixarão de existir com a extinção do imposto. "A reforma tributária vai reorganizar todo o cenário de preços e da malha logística do nosso país", diz Medeiros. Assim, todos esses aspectos têm de ser previstos nos sistemas de gestão utilizados.

Um alvo em movimento

Parte da dificuldade não está nas empresas, mas no próprio ritmo da regulamentação, que afeta a atualização dos EPRs.

"Estão sendo divulgadas várias notas técnicas, que exigem adaptação do ERP da empresa. Essas divulgações rotineiras têm afetado a adaptação das empresas ao cenário da reforma tributária", diz Medeiros.

A nota técnica que adapta o leiaute da NF-e e da NFC-e aos novos tributos, a NT 2025.002, por exemplo, foi publicada em março de 2025. Até maio deste ano, já estava na 11ª versão. A versão 1.51, de 1º de agosto, adiou mais uma vez a data em que notas sem os campos de IBS e CBS passariam a ser rejeitadas automaticamente, embora a obrigação legal de informá-los continue valendo.

A própria infraestrutura do Fisco ainda está incompleta, lembra Goulart. A Receita Federal disponibilizou interfaces de programação (APIs) para que os sistemas se conectem ao novo ambiente, mas, segundo ele, nenhum ERP conseguiu ainda fazer essa integração de forma suficientemente adequada. "A Receita tem a API só das notas, não tem a API do débito do imposto", afirma. O resultado é um calendário apertado para todos os elos da cadeia. "A gente tem muito pouco tempo para se adequar", diz Goulart.

Há ainda a própria transição como uma dificuldade para os EPRs e as PMEs. Em 2026, ano de teste, as notas fiscais já destacam CBS de 0,9% e IBS de 0,1%, valores compensáveis com o PIS e a Cofins. Em 2027, a CBS passa a ser cobrada integralmente e o PIS e a Cofins são extintos. O IBS, que substituirá o ICMS e o ISS, segue em alíquota simbólica até 2028. De 2029 a 2032, o ICMS e o ISS encolhem ano a ano, enquanto o IBS cresce na mesma proporção, até a extinção dos tributos antigos em 2033 (LC 214/2025).

O desenho gradual reduz o choque sobre a arrecadação, mas aumenta o trabalho de quem paga. Durante os anos de transição, a empresa terá de apurar, ao mesmo tempo, tributos com lógicas diferentes. "Vai ter duas apurações, e a cada ano vai aumentando 10% do IBS em relação ao ICMS. Vai ser uma confusão generalizada”, afirma Vanderlei Goulart, contador e CEO da Meta Assessoria Empresarial.

Nem a principal variável da etapa de 2027 está definida. A Receita Federal enviou ao Tribunal de Contas da União (TCU), em 14 de setembro, a proposta de cálculo da alíquota de referência da CBS. O TCU tem até 30 de outubro para encaminhar os números ao Senado, que precisa fixar o percentual por resolução até 15 de dezembro, a pouco mais de duas semanas da entrada em vigor. A estimativa inicial do Ministério da Fazenda é de 8,8%. "A indefinição das alíquotas do IBS e CBS traz uma incerteza para o contribuinte fazer projeções para o novo cenário", diz Medeiros.

Ainda assim, o principal gargalo das PMEs para ter sistemas adequados é financeiro. Os sistemas mais completos exigem mensalidade, manutenção e infraestrutura que estão fora do alcance de boa parte das pequenas empresas. Já o fornecedor regional, "aquele ERP da cidade, da região", tem mais dificuldade de acompanhar as mudanças, diz Goulart. Ele prevê uma consolidação do mercado em torno dos grandes nomes, tanto de sistemas quanto de auditoria e contabilidade.

Quem paga pela atualização e pelo erro 

Também é importante entender a situação atual para se preparar para os desafios da reforma. Para Medeiros, para quem já tem EPR, a primeira verificação é se o contrato prevê os ajustes exigidos pela reforma sem custo adicional. "Entendemos que não deva ser cobrado, pois é mudança legal a nível nacional", afirma.

A responsabilidade por erros de cálculo é mais nebulosa. Segundo o advogado, os fornecedores costumam orientar os clientes a testar e validar as operações no sistema, e essa prática deve estar prevista em contrato, o que divide parte do risco com a empresa. Mesmo assim, ele avalia que há limite para essa transferência: se as regras básicas de tributação estiverem incorretas no sistema, o fornecedor pode ser responsabilizado.

Na prática, isso significa que a empresa não pode terceirizar totalmente a conferência. Testar as notas emitidas, comparar os valores com os cálculos do contador e documentar as validações passam a fazer parte da rotina, inclusive como proteção em uma eventual disputa com o fornecedor.

O que perguntar antes de contratar ou renovar EPR?

• O sistema já segue a versão mais recente da nota técnica da NF-e? Procure saber com especificidade, com indicação da versão da NF divulgada pela Receita.
• Ele calcula, no mesmo preço, tributos por dentro e por fora? Até 2033, ICMS e ISS convivem com IBS e CBS.
• O cadastro permite registrar o regime de cada fornecedor? É preciso distinguir lucro real, presumido, Simples puro e Simples híbrido, e atualizar a informação a cada semestre.
• O financeiro conversa com o fiscal? Pagamentos, inclusive por Pix, precisarão estar vinculados ao documento fiscal, e o sistema terá de conciliar o caixa com a apuração assistida da Receita.
• O contrato inclui as atualizações legais sem custo extra? E o que ele diz sobre responsabilidade em caso de erro de cálculo?
• O contador participou da escolha? A decisão é tributária e financeira, não só de tecnologia.

Perguntas frequentes

Por que as empresas precisam atualizar o ERP para a reforma tributária? ＋

Os sistemas precisarão incorporar as regras do IBS e da CBS, incluindo alíquotas, reduções e tratamentos diferenciados, além de conciliar documentos fiscais, pagamentos e créditos tributários. A adaptação também será necessária para administrar a convivência entre os tributos atuais e os novos durante o período de transição.

O que muda para as empresas em 2027? ＋

Em 2027, a CBS passa a ser efetivamente cobrada e PIS e Cofins são extintos. O IBS, que substituirá ICMS e ISS, continuará com alíquota reduzida durante a transição. Segundo o Comitê Gestor do IBS, a cobrança automática dos novos tributos por meio do split payment não começará naquele ano, e o recolhimento por guia continuará disponível.

O que é o split payment na reforma tributária? ＋

O split payment é o mecanismo que prevê a segregação do valor correspondente ao IBS e à CBS no fluxo de pagamento de uma operação. A implementação automática desse modelo não está prevista para começar em janeiro de 2027, segundo o Comitê Gestor do IBS.

Por que o cadastro de fornecedores será mais importante? ＋

Empresas do Simples Nacional poderão recolher IBS e CBS dentro do regime simplificado ou optar pelo regime regular. A escolha interfere no crédito tributário de quem compra desse fornecedor, o que exigirá que as empresas mantenham atualizadas as informações sobre o regime adotado por seus parceiros comerciais.

Como a reforma tributária afeta a formação de preços? ＋

IBS e CBS serão calculados “por fora”, sem integrar a própria base de cálculo, enquanto tributos atuais sobre o consumo utilizam regras diferentes. Durante a transição, as empresas terão de administrar os dois modelos simultaneamente, o que exigirá adaptações nos sistemas responsáveis pela formação dos preços.

Quais são os riscos de erros na configuração do ERP? ＋

Erros na classificação de produtos ou nas regras tributárias podem resultar em recolhimento incorreto de impostos e, segundo os especialistas ouvidos na reportagem, gerar cobranças, multas e juros. Por isso, as empresas precisarão testar as operações, conferir os documentos fiscais e comparar os cálculos do sistema com a apuração tributária.

O que uma empresa deve verificar antes de contratar ou renovar um ERP? ＋

A empresa deve verificar se o sistema acompanha as versões mais recentes das notas técnicas fiscais, calcula tributos pelas diferentes regras da transição, permite atualizar o regime tributário dos fornecedores e integra as áreas financeira e fiscal. Também é importante conferir no contrato como funcionam as atualizações decorrentes de mudanças legais e a responsabilidade por eventuais erros de cálculo.