Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? Termin wkrótce mija

Niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na kolejny rok, ale nie oznacza to, że można odkładać ich wykorzystanie bez ograniczeń. Wolne dni trzeba co do zasady wykorzystać do 30 września. Co dzieje się, jeśli tego nie zrobimy?

Zdjęcie ilustracyjne /Shutterstock

Zaległy urlop. Co mówią przepisy?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów lub indywidualnymi ustaleniami należy udzielić najpóźniej do 30 września kolejnego roku.

Termin ten dotyczy udzielenia urlopu, a nie tylko złożenia wniosku. Pracownik powinien więc rozpocząć wypoczynek odpowiednio wcześniej, tak aby urlop został wykorzystany w ustawowym terminie. Nie warto zostawiać tego na ostatnie dni września - termin może kolidować z organizacją pracy, a pracodawca może wyznaczyć konkretną datę urlopu.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy przede wszystkim od stażu pracy. Przy stażu krótszym niż 10 lat pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu w roku, a po osiągnięciu co najmniej 10-letniego stażu - 26 dni. Do stażu urlopowego wlicza się między innymi okres nauki, w tym ukończenie szkoły wyższej.

Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop?

Twój pracodawca może cię wysłać na wypoczynek. W przypadku zaległego urlopu pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin dni wolnych. Zgoda pracownika nie jest wówczas konieczna.

To wyjątek od zasady, zgodnie z którą urlop wypoczynkowy jest udzielany po uzgodnieniu terminu z pracownikiem. Pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby zaległe dni zostały wykorzystane w terminie. Jeśli tego nie zrobi, może ponieść odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi za nie grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Czy urlop przepada po 30 września?

Warto jednak pamiętać, że po 30 września zaległy urlop nie przepada. Koniec września nie powoduje automatycznego wygaśnięcia prawa do niewykorzystanych dni. Roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się co do zasady po trzech latach. Termin przedawnienia zaczyna biec od dnia, w którym urlop powinien zostać udzielony.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może bez konsekwencji odkładać wypoczynek. Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie narusza przepisy prawa pracy i może skutkować grzywną.

Choroba może przesunąć termin urlopu

Urlop wypoczynkowy nie może rozpocząć się w czasie zwolnienia lekarskiego. Jeśli pracownik zachoruje przed planowanym urlopem, termin wypoczynku ulega przesunięciu. Choroba nie powoduje jednak utraty prawa do zaległych dni.

Po zakończeniu niezdolności do pracy urlop powinien zostać udzielony w innym terminie. W razie wątpliwości pracownik powinien skontaktować się z pracodawcą lub działem kadr.

Zaległy urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. Nie jest do tego potrzebna odrębna zgoda zatrudnionego.

Jeśli wykorzystanie wszystkich dni przed końcem zatrudnienia nie będzie możliwe, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent przysługuje co do zasady dopiero w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy — w trakcie zatrudnienia urlopu nie można zastąpić wypłatą pieniędzy.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy, które wprost określają termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z nimi za niewykorzystany urlop pieniądze wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Oznacza to, że co do zasady ekwiwalent powinien zostać wypłacony razem z ostatnim wynagrodzeniem.

Co powinien zrobić pracownik?

Osoba, która ma niewykorzystane dni z poprzedniego roku, powinna:

• sprawdzić stan urlopu w systemie kadrowym lub u pracodawcy,
• ustalić termin wypoczynku z odpowiednim wyprzedzeniem,
• złożyć wniosek urlopowy zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie,
• nie czekać do końca września, jeśli zaległego urlopu jest więcej niż kilka dni.

Za terminowe udzielenie urlopu odpowiada pracodawca, ale pracownik również powinien współpracować przy ustaleniu daty wypoczynku. Regularne korzystanie z urlopu pozwala uniknąć kumulowania dni wolnych i ułatwia organizację pracy.