Что такое ATS в рекрутинге и чем она отличается от CRM

В последнее время часто стал получать вопрос от клиентов про ATS, клиенты из ниши рекрутинга путаются и не понимают зачем им это и чем отличается от CRM. Решил подготовить статью, может кому-то тоже будет полезно узнать про отличия и определиться, что именно нужно для вашего бизнеса.

Начну с азов - ATS расшифровывается как applicant tracking system - система отслеживания кандидатов, она хранит резюме, ведёт кандидата по этапам подбора и собирает переписку с ним в одном интерфейсе рекрутера. А вот CRM уже ведёт клиента к сделке и считает выручку, у неё другая задача.

Эту статью я подготовил для собственников, руководителей компании и HR-руководителей, которые решают, хватает ли текущих инструментов для подбора или пора брать отдельную систему.

Понял почему случилась путаница на рынке. Потому что часть вендоров продаёт свою ATS под названием «CRM для подбора», а компании ведут найм в обычной CRM, потому что она уже куплена и оплачена. Идем разбираться!

В компании по подбору персонала резюме приходят сразу в несколько мест, на почту, в hh.ru, в Telegram и файлами от руководителей отделов. И вот в чем вопрос - часть резюме теряется, один и тот же кандидат заводится дважды, например он откликался в марте на одну вакансию, в сентябре на другую, а рекрутер не видит истории по нему. И на каком этапе Иванов находится, понять можно не сразу, рекрутеру нужно поднять переписку в нескольких каналах, все свои записи и то, не факт, что найдет информацию...

Руководителю отдела нужно увидеть конверсии по воронке за квартал, а её собирают руками в таблице. Или вообще, рекрутер увольняется, и часть договорённостей с кандидатами теряется в его личной переписке. В итоге быстрого ответа и решения ситуаций можно не ждать, потому что везде кавардак.

Все сводится к одному - данные о кандидатах лежат в разных местах и не собираются в одну воронку подбора, поэтому управлять наймом тяжело, если все хранится только в голове или таблицах.

ATS система для HR в процессе найма

Вот как раз существует ATS система для HR, она собирает весь процесс подбора в одном интерфейсе для рекрутера. Вакансия, отклики по ней, резюме кандидатов, этапы воронки, переписка и решения по каждому человеку лежат в одном месте. Файл резюме или ссылка с job-сайта подтягивается в карточку кандидата с заполненными полями, вся информация там. При этом новый кандидат сверяется с накопленной базой по телефону и почте, чтобы не плодить дубли, мне кажется, это супер упрощает жизнь менеджерам.

А по базе резюме можно искать комбинацией условий, например по навыку и опыту одновременно. И руководителю отдела удобно видеть всё в одном месте, ничего не нужно просить переслать или найти.

Считаю, что такой набор функций упрощает работу менеджеров и процесс найма, и этим ATS отличается от обычной таблицы. Часть этой работы берёт на себя интеграция с job-сайтами. Например, отклики с hh.ru и аналогичных площадок попадают в систему автоматически, руками вносить ничего не нужно.

Если пройтись по базовому набору функций, то он такой:

• Единое окно рекрутера - вакансии, кандидаты и переписка на одном экране.

• Парсинг резюме - файл или ссылка с job-сайта превращается в карточку кандидата с заполненными полями, без ручного перепечатывания.

• Интеграция с job-сайтами - отклики с hh.ru и аналогов попадают в систему без ручного переноса.

• Воронка подбора - этапы от отклика до выхода на работу, с датами перехода по каждому кандидату.

• Поиск дублей - новый кандидат сверяется с базой по телефону, почте и имени.

• Булев поиск по базе - отбор по комбинации условий внутри уже накопленных резюме, например «бухгалтер И 1С НЕ розница».

• Мультивакансия - один кандидат рассматривается на несколько позиций, история по нему не теряется.

• Аналитика подбора - срок закрытия вакансии, конверсия по этапам, источники кандидатов.

• Доступ заказчика - руководитель отдела смотрит и оценивает кандидатов сам, файлы почтой ему не отправляют.

Главный плюс перехода на ATS это то, что база кандидатов остаётся в компании. Когда рекрутер увольняется, контакты людей, с которыми компания уже общалась, остаются в системе вместе с историей переписки и решениями по каждому.

Второй плюс - часть вакансий закрывается из неё, без новой публикации вакансий. То есть, кандидат, который в прошлом году дошёл до финала и выбрал другого работодателя, находится поиском по базе.

Чем ATS отличается от CRM

ATS и CRM внешне похожи, потому что по сути, они обе ведут человека по этапам воронки и хранят историю контактов с ним, поэтому их путают. Но главное отличие в том, кого система ведёт и что считает результатом.

ATS ведёт кандидата к выходу на работу, CRM ведёт клиента к оплаченной сделке. Разные и пользователи, в ATS каждый день работают рекрутер, HR-руководитель и заказчик вакансии, в CRM этим занимаются менеджер по продажам и РОП.

Записи приходят из разных источников, в ATS это отклики на job-сайтах и резюме, CRM собирает заявки с сайта, звонки, рекламу.

Метрики там тоже разные, ATS считает срок закрытия вакансии и стоимость найма, CRM смотрит на выручку и средний чек. Обе системы подчиняются 152-ФЗ и требуют согласия человека на обработку данных, но структура данных внутри устроена по-разному, и из этого различия вытекает всё остальное.

В продажах один контакт ведёт к одной сделке, в подборе на одну вакансию приходят десятки кандидатов, а один кандидат за три года проходит через несколько вакансий одной и той же компании.

Когда amoCRM или Kommo заменяет ATS в небольшой компании

К нам часто приходят компании, у которых amoCRM уже стоит для продаж, но найм там ведут в той же системе отдельной воронкой, вместо того чтобы покупать выделенную ATS.

Так поступают компании с небольшим потоком вакансий, у них отдельный бюджет на систему найма не выделен и как будто не окупится, а рекрутер и так собирает нужные данные в интерфейсе, к которому уже привык. В целом, такой подход экономит деньги на старте и работает, пока рекрутер справляется с потоком кандидатов без специализированных инструментов подбора. Но потом (на своем опыте скажу) случается так, что большинства функций ATS в системе не хватает, и какие это функции и как понять, что нам их не хватает, сейчас разберемся.

Как выглядит воронка найма в amoCRM

Там вместо этапов сделки заводится отдельная воронка с этапами от отклика до выхода на работу. Кандидат становится контактом, вакансия внутри этой воронки становится сделкой. Резюме прикладывается файлом в карточку, а поля под опыт и зарплатные ожидания рекрутер заполняет вручную, автоматического парсинга тут пока нет. В целом, то неплохо.

Переписка с кандидатом в Telegram и WhatsApp тоже подтягивается через подключённые каналы, как и в воронке продаж. Напоминания о звонке и собеседовании ставятся обычными задачами на рекрутера, отчёт по этапам собирается стандартной аналитикой amoCRM.

Если компании закрывает несколько вакансий в квартал, такой воронки вообще вполне достаточно. Удобно, потому что данные о кандидатах собраны в одном месте, история переписки сохраняется. Резюме, кстати, тоже тут ищут по названию должности или по имени в карточке.

Такой воронки хватает, если поток вакансий и откликов в вашей компании небольшой.

Каких функций ATS в CRM нет

Отклики с hh.ru переносятся руками, потому что штатной выгрузки в amoCRM нет, но можно сделать отдельную интеграцию. Один кандидат на несколько вакансий ведётся отдельными сделками, и единой истории по человеку не остаётся, метрик подбора, вроде срока закрытия вакансии, по умолчанию нет. Часть этих ограничений можно решить настройкой и интеграциями, но на старте можно и обойтись минимальным набором и эти минусы не мешают, только если число вакансий не растет.

Если у вас растет:

• Число открытых вакансий одновременно.

• Число откликов в месяц. 

• Доля повторных кандидатов. 

• Срок закрытия вакансии.

• Соотношение времени рекрутера на административную работу и на общение с кандидатами.

То вам нужна ATS и она быстро окупается за счёт объёма подбора, пока объёма нет, расход на неё добавляется к расходу на CRM без прироста результата.

Собрал самые частые вопросы про ATS и CRM в подборе, которые задают мне и моей команде

Можно ли использовать CRM вместо ATS

Да, при большом объёме найма на типовые позиции, где важна скорость обработки потока больше, чем индивидуальная оценка каждого кандидата. Пример: подбор кассиров, курьеров, продавцов.

Когда бизнесу нужна отдельная ATS

При подборе редких или высококвалифицированных специалистов, где решает вдумчивая оценка каждого кандидата, карты компетенций, скоринговые формы, согласование по грейдам.

Чем ATS отличается от HRIS или HRM

ATS работает с кандидатом до найма, от отклика до оффера. HRIS и HRM начинают работу с сотрудником после найма, кадровый учёт, документы, отпуска. Системы последовательные, одна передаёт данные другой.