Betriebskostenabrechnung: Was ist erlaubt - und was nicht?

Wer zur Miete wohnt, kennt das: Einmal im Jahr landet die Betriebskostenabrechnung im Briefkasten. Teilweise ist dann eine höhere Nachzahlung fällig. Nicht immer muss die aber vollständig gezahlt werden. Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass jede zweite Abrechnung fehlerhaft ist.

Grundlage für diese Annahme ist die Auswertung der Beratungsfälle. Als Dachorganisation schlüsselt der Deutsche Mieterbund jährlich auf, wieso sich Menschen in ganz Deutschland an einen der örtlichen Mietvereine wenden. Ein Hauptgrund sind falsche Betriebskostenabrechnungen.

Eine nicht repräsentative Analyse des Prüfdienstleisters Mineko geht sogar davon aus, dass bis zu 93 Prozent der Abrechnungen zu beanstanden sind. Wer unnötige Zahlungen vermeiden will, sollte also genau hinschauen.

Laut Mieterverein Düsseldorf verschwimmen im Sprachgebrauch die Begriffe Betriebs- und Nebenkosten. Umgangssprachlich könne beides benutzt werden. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) spricht ausdrücklich von Betriebskosten.

Betriebskostenabrechnung: Was beim ersten Blick wichtig ist

Zeit ist Geld - zumindest, wenn es um die Betriebskostenabrechnung geht. Dr. Jutta Hartmann, Pressesprecherin des Deutschen Mieterbundes, empfiehlt, als ersten Schritt "Fristen zu prüfen". Entscheidend ist, dass das Schreiben spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei der Mietpartei eingeht. Ist das nicht der Fall, muss keine Nachzahlung erfolgen.

"Im Anschluss sollten Mieter die aufgeführten Betriebskosten mit dem Mietvertrag abgleichen", ergänzt Jutta Hartmann. Grundsätzlich ist es so, dass Vermieterinnen und Vermieter für die Betriebskosten aufkommen müssen. Fast immer werden die aber durch Vereinbarungen im Mietvertrag auf Mieterinnen und Mieter umgelegt.

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Betriebskosten: Welche Kosten umlagefähig sind

In der Betriebskostenverordnung ist geregelt, welche Kosten Vermieter umlegen dürfen. Dazu zählen wiederkehrende Kosten, die durch die Nutzung des Wohngebäudes und das dazu gehörende Grundstück entstehen. Also beispielsweise Kosten für Müll, Wasser, Winterdienst und Heizkosten.

"Es kommt vor, dass Kosten umgelegt werden, die gar keine Betriebskosten sind", weiß Jutta Hartmann. Oftmals versteckt unter dem Posten "Sonstige Betriebskosten". Deshalb empfehle es sich zu prüfen, ob auch wirklich nur die Kosten aufgelistet werden, die im Mietvertrag vereinbart sind und die der Betriebskostenverordnung entsprechen. Diese gibt es frei zugänglich im Internet.

Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag konkret aufgeführt werden. Pauschale Klauseln sind nicht wirksam. Jede Kostenposition muss exakt benannt werden und regelmäßig anfallen.

Welche Betriebskosten nicht umlagefähig sind

Damit Kosten auf Mieter umgelegt werden können, müssen sie regelmäßig anfallen. Nicht dazu zählen beispielsweise Reparaturen oder einmalige Maßnahmen wie die Neugestaltung des Gartens. "Häufig sieht man diese Kosten nicht auf den ersten Blick, da sie reingeschummelt werden", so Hartmann.

Auch hier könne ein Check der Vorjahresabrechnung helfen. "Sind Kosten für Aufzug oder Hausmeister, die an sich umlagefähig sind, plötzlich deutlich teurer, sollte man stutzig werden", rät Jutta Hartmann. Es wäre gut möglich, dass in diese Posten angefallene Reparaturen eingepreist wurden.

Was können Mieter bei falschen Abrechnungen tun?

"Vermieter haben eine Auskunftspflicht", erläutert Hartmann. Wer vermutet, dass die Betriebskostenabrechnung Fehler enthält, sollte schriftlich und nachweisbar um Belegeinsicht bitten. Von diesem Zeitpunkt an sind Vermieter in der Verantwortung, die Kosten nachvollziehbar zu erklären.

"Vermietern ist häufig daran gelegen, Fehler in der Abrechnung zu bereinigen", so Hartmann. Grundsätzlich haben Mieter zwölf Monate Zeit, um die Auskunft zu erbitten. Können Vermieter keine nachvollziehbare Erklärung erbringen, biete es sich an, Verbraucherzentralen oder Mietervereine um Unterstützung zu bitten.