Smart Forms Pro: 10 преимуществ нового инструмента для подготовки отчетности

Проблемы подготовки отчетности на основе данных, собранных от разных сотрудников, хорошо известны: длительные сроки, ошибки, высокая стоимость процессов и влияние человеческого фактора. Однако переход на новую систему часто вызывает сопротивление персонала: сложившиеся за годы схемы работы никто не хочет менять. А что, если сохранить привычный формат работы, но отказаться от ручной обработки файлов, сверок и бесконечных согласований? Именно такой подход мы реализовали в Smart Forms Pro.

Все начинают с электронных таблиц

Нет ничего проще, чем предоставить в таблице необходимые для отчета данные. Именно поэтому подавляющее большинство организаций начинают свою работу в электронных таблицах. Но со временем шаблоны усложняются, количество показателей и участников растет. В результате формируется система, которая соответствует регламентам, но требует значительных ресурсов для поддержания точности данных и внесения изменений.

Типичная Excel-ориентированная система сбора отчетности имеет несколько недостатков:

• Требует постоянных сверок и исправления ошибок.

• Затрудняет отслеживание истории изменений.

• Увеличивает затраты на согласование данных.

• Создает сложности при исправлении ошибок в исходных данных, влияющих на сводную отчетность.

Что такое Smart Forms Pro

Smart Forms Pro — обновленная веб-система сбора отчетности, которую мы разработали как самостоятельное решение. Это не часть BI-платформы, хотя с Visiology предусмотрена интеграция. Smart Forms Pro позволяет собирать отчетность через формы с привычным Excel-подобным интерфейсом. При этом пользователь работает не с отдельной копией файла, а с формой в централизованной системе. Это позволяет сохранить привычный способ ввода данных и одновременно управлять процессом их сбора.

У такого подхода есть несколько преимуществ:

1. Пользователи видят привычный табличный интерфейс: заполняют ячейки, используют знакомые элементы управления и навигацию, аналогичную Excel.

2. Ответственные за подготовку шаблонов могут использовать большинство распространенных Excel-формул, востребованных при работе с отчетностью (подробнее — в документации).

3. Существующие шаблоны и формы можно переиспользовать, сохраняя привычный формат отчетности.

Помощь искусственного интеллекта

Как показали интервью с клиентами, особый интерес вызывает создание форм Smart Forms Pro на основе существующих Excel-шаблонов. Это неудивительно: формы отчетности нередко разрабатываются и уточняются годами. Если в шаблон вложены сотни часов работы специалистов, создавать его заново в другой системе не хочется.

Для решения этой задачи мы используем возможности искусственного интеллекта (ИИ). В состав Smart Forms Pro входит сервер MCP (Model Context Protocol), который позволяет ИИ-приложениям взаимодействовать с системой через стандартный интерфейс. Это дает возможность использовать большие языковые модели (LLM) для автоматизации переноса существующих Excel-шаблонов в Smart Forms Pro.

Таким образом, создание формы, которое вручную могло бы занять значительное время, можно существенно ускорить. Разумеется, результат работы ИИ необходимо проверить, особенно если шаблон содержит сложные формулы и правила заполнения. Подробно о том, как устроена интеграция через MCP и какие задачи можно поручить ИИ, расскажу в отдельной статье.

Под капотом

Smart Forms Pro представляет собой веб-приложение, в котором формы и собранные данные хранятся централизованно. Для хранения используется PostgreSQL. В отличие от файлового подхода, здесь управление данными и процессом их согласования происходит внутри одной системы.

Это дает следующие преимущества:

№1. Централизация. Все этапы сбора отчетности находятся в одной системе: запросы на уточнение, согласования и изменения не нужно искать в почте или мессенджерах.

№2. Контроль изменений. После согласования данные блокируются для редактирования. При необходимости внесения изменений форму можно вернуть на соответствующий этап согласования. Это позволяет контролировать корректировки и предотвращать несанкционированное изменение утвержденных значений.

№3. Расчеты в формах. Smart Forms Pro поддерживает формулы для расчета показателей и итоговых значений. При изменении исходных данных результаты могут пересчитываться с учетом настроенных правил и ограничений согласования.

№4. История. Действия участников внутри формы протоколируются. Изменения можно просматривать, а при необходимости — откатывать.

№5. Регламент сбора. В Smart Forms Pro можно задавать сроки сбора отчетности, условия приема данных и правила продления кампаний.

№6. Текущий прогресс. По каждой кампании и форме видно, сколько данных внесено и на каком этапе находится согласование.

№7. Уведомления. Smart Forms Pro позволяет настраивать уведомления о ходе кампаний сбора отчетности, сроках и важных событиях.

№8. Разграничение прав доступа. Роли и права пользователей определяют, какие данные и действия доступны каждому участнику процесса.

№9. Проверка данных при вводе. Можно настраивать логические проверки и дополнительные ограничения, чтобы предотвращать ввод некорректных значений.

№10. Аналитика. Собранные данные можно передавать в Visiology для дальнейшего анализа. При этом возможно автоматическое обновление визуализаций на дашбордах при уточнении исходных данных в Smart Forms Pro.

Таким образом, Smart Forms Pro объединяет в одном процессе ввод данных, их проверку, согласование и подготовку к дальнейшему анализу — без необходимости управлять отдельными версиями Excel-файлов.

Заключение

Smart Forms Pro позволяет перенести сбор отчетности и других структурированных данных из Excel-файлов в централизованную систему, сохранив привычный для сотрудников формат работы. Вместо пересылки файлов пользователи работают с общими формами, а проверка, согласование и контроль изменений становятся частью единого процесса.

При разработке Smart Forms Pro мы стремились не заменить привычные таблицы принципиально новым интерфейсом, а устранить ограничения файлового подхода к сбору данных. Дополнительные возможности проверок, поддержка формул и интеграция с ИИ через MCP помогают автоматизировать задачи, которые раньше требовали ручной работы.

В следующих публикациях я подробнее разберу техническую сторону Smart Forms Pro: работу с формулами и проверками, интеграцию с ИИ через MCP и архитектурные решения, лежащие в основе продукта.