Ważny termin dla przedsiębiorców. "To jedna z największych zmian"

Jak złożyć wniosek o skrzynkę e-Doręczeń dla osoby fizycznej?

Źródło wideo: YouTube, Ministerstwo Cyfryzacji

Źródło zdj. gł.: Studio Romantic/Shutterstock

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.

Stopniowe wprowadzanie e-Doręczeń

Od początku roku instytucje publiczne są zobowiązane do doręczania pism przede wszystkim przez system e-Doręczeń do odbiorców, który posiadają adres w tym systemie (ADE). Ministerstwo cyfryzacji wskazało, że ADE obowiązkowo posiadają instytucje, firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz firmy aktualizujące wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dla obywateli system nie jest obowiązkowy, ale jeśli posiadają w nim elektroniczną skrzynkę - to co do zasady korespondencja od instytucji będzie przychodzić tylko tam.

Od 1 stycznia ubiegłego roku e-Doręczenia są obowiązkowe dla instytucji publicznych w Polsce oraz osób wykonujących niektóre zawody zaufania publicznego - np. adwokatów i notariuszy. Od 1 kwietnia 2025 roku do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS, a od 1 lipca ubiegłego roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., którzy wystąpili o zmianę wpisu w bazie.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. Oznacza to, że z początkiem przyszłego miesiąca przedsiębiorcy przy każdej zmianie w KRS lub CEIDG będą musieli wskazać również swój adres do e-Doręczeń.

- To jedna z największych zmian w komunikacji z administracją od lat, bo dotyczy praktycznie wszystkich "starych" jednoosobowych działalności gospodarczych w Polsce - mówimy o milionach przedsiębiorców - powiedział w rozmowie z redakcją biznesową tvn24.pl Grzegorz Wójcik, prezes zarządu Autenti - jednego z kwalifikowanych dostawców e-Doręczeń wpisanych do rejestru NBP przez Ministerstwo Cyfryzacji.

>>> Szef ze sztuczną inteligencją. HR zmienia się w RR

Podkreślił, że kluczowa różnica polega na tym, że urzędy korzystające z e-Doręczeń, czyli fiskus, ZUS czy sądy, będą wysyłać korespondencję elektronicznie - na skrzynkę ADE, a nie w kopertach na adres fizyczny firmy. Jest to osobna skrzynka dla firmy, niezależna od prywatnego adresu e-Doręczeń.

- Tu widzimy realne ryzyko: jeśli przedsiębiorca nie sprawdza regularnie tej skrzynki, terminy procesowe, odwoławcze czy administracyjne zaczynają biec bez jego wiedzy. Nawyk sprawdzania prywatnej poczty elektronicznej nie przekłada się automatycznie na sprawdzanie osobnej skrzynki ADE, więc to zmiana, która wymaga realnej adaptacji, nie tylko formalnego dopełnienia obowiązku - zaznaczył Wójcik.

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają czas na założenie ADE do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrożenia e-Doręczeń, które zostały wprowadzone w 2020 roku ustawą o doręczeniach elektronicznych.

Wymóg rejestracji firmy online

Z początkiem listopada rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG będzie możliwa wyłącznie online. Nową firmę będziemy mogli założyć na trzy sposoby: na stronie biznes.gov.pl, w aplikacji mObywatel lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

- Dla części przedsiębiorców, zwłaszcza mniej obeznanych cyfrowo czy starszych, to bariera wymagająca adaptacji - znika opcja załatwienia sprawy stacjonarnie w urzędzie gminy, konieczne będzie posiadanie Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego - ocenił Wójcik.

W Polsce co roku ma być rejestrowanych nawet 300 tysięcy nowych jednoosobowych działalności gospodarczych. Reforma ta ma więc objąć setki tysięcy przyszłych przedsiębiorców już w pierwszym roku obowiązywania.

Polski biznes ocenia nowy system

- Firmy, z którymi rozmawiamy, generalnie doceniają kierunek zmian - elektroniczna komunikacja z administracją to naturalny krok w cyfryzacji obiegu dokumentów, który wcześniej czy później musiał nastąpić - dodał ekspert.

Podkreślił jednak, że najczęściej pojawiającą się uwagą odnośnie nowego systemu jest właśnie konieczność pilnowania osobnej skrzynki, oddzielnej od standardowej komunikacji firmowej. To ma wymagać wdrożenia nowych procedur wewnętrznych, które pozwolą uniknąć sytuacji, w której firma przeoczyła ważną korespondencję.

- Warto jednak spojrzeć na to z drugiej strony, bo e-Doręczenia to nie tylko urzędowy obowiązek, ale też szansa na budowanie realnej przewagi rynkowej. Widzimy już firmy, które nie czekają biernie na zmiany, tylko aktywnie wykorzystują ten system w relacjach komercyjnych - zaznaczył Wójcik.

Firmy mają coraz częściej wykorzystywać system do kontaktów typu B2B, ale również relacji z klientem. Ma on również usprawniać procesy takie, jak wypowiadanie umów, zamykanie procesów reklamacyjnych, HR-owych czy jako narzędzie windykacyjne dzięki narzędziu e-Polecony. - Liderzy cyfryzacji zyskują tu ogromną przewagę czasu i kosztów, zostawiając tradycyjną konkurencję daleko w tyle - ocenił Wójcik.

Kolejne etapy cyfryzacji

Zmiany, które zostaną wprowadzone w nadchodzących miesiącach stanowią część większego pakietu tzw. jednego cyfrowego okna. Dzięki niemu przedsiębiorcy będą mogli składać wnioski, które automatycznie będą przesyłały dane do ZUS, GUS i urzędu skarbowego. Nie będzie więc konieczne wypełnianie formularzy dla każdej z instytucji.

System ma zostać w pełni wprowadzony do 1 listopada 2028 roku. Wówczas nastąpi całkowita cyfryzacja, a cyfrowym oknem zostaną objęte również spółki cywilne.