Nowy obowiązek dla wszystkich przedsiębiorców. Właśnie zaczął obowiązywać

1. Nowy obowiązek dla przedsiębiorców. Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

2. Jak założyć e-Doręczenia i jak z nich korzystać?

3. Jak sprawdzić, czy mam skrzynkę e-Doręczeń?

4. Ile to kosztuje i czy są jakieś kary?

5. Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie odbierze e-Doręczenia?

6. Czy przedsiębiorca może zrezygnować z e-Doręczeń?

Adres do e-Doręczeń (ADE) jest elektronicznym adresem służącym do wymiany oficjalnej korespondencji, przede wszystkim z urzędami. Dokumenty dostarczane w ten sposób mają taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.

Nowy obowiązek dla przedsiębiorców. Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Do korzystających z e-Doręczeń dołączyła właśnie ostatnia grupa właścicieli firm. Od 1 października 2026 r. nowy obowiązek objął przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, którzy założyli firmę przed 1 stycznia 2025 r. Dotyczy to firm, które wcześniej nie zostały objęte tym wymogiem. W ten sposób wszyscy przedsiębiorcy muszą mieć obecnie adres do e-Doręczeń (ADE).

Już wcześniej e-Doręczenia musiały posiadać osoby zakładające działalność od 1 stycznia 2025 r. oraz przedsiębiorcy, którzy po 30 czerwca 2025 r. dokonywali zmian we wpisie do CEIDG. Teraz jest to obowiązek wszystkich właścicieli firm, również prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Niektórzy przedsiębiorcy mogli już korzystać z e-Doręczeń prywatnie. Posiadanie prywatnego ADE nie zwalnia jednak z obowiązku założenia takiej skrzynki dla firmy. Można ją obsługiwać osobiście lub przekazać to wskazanemu administratorowi.

Jak założyć e-Doręczenia i jak z nich korzystać?

Przedsiębiorcy mogą założyć adres do e-Doręczeń przez internet za pośrednictwem serwisu biznes.gov.pl. Wniosek należy podpisać elektronicznie, np. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym. Sprawę można więc załatwić bez wychodzenia z domu.

Samo utworzenie adresu nie wystarcza, konieczna jest również aktywacja skrzynki. Po otrzymaniu informacji o utworzeniu adresu przedsiębiorca musi zalogować się do Konta Przedsiębiorcy, wejść do skrzynki e-Doręczeń, podać adres e-mail do powiadomień i ją aktywować. Dopiero wtedy adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Za pośrednictwem e-Doręczeń można odbierać i wysyłać urzędową korespondencję. System rejestruje moment nadania oraz odbioru przesyłki, co zapewnia potwierdzenie doręczenia w formie elektronicznej.

Jak sprawdzić, czy mam skrzynkę e-Doręczeń?

Najprostszym sposobem jest sprawdzenie, czy firma posiada adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Powinni to zweryfikować przede wszystkim przedsiębiorcy prowadzący działalność od kilku lat, którzy nie aktualizowali ostatnio danych w CEIDG.

Jeżeli przedsiębiorca zakładał działalność od początku 2025 r. lub dokonywał zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r., istnieje duże prawdopodobieństwo, że procedura utworzenia adresu została już przeprowadzona. Warto jednak upewnić się, czy skrzynka została aktywowana, ponieważ tylko aktywny ADE umożliwia prawidłowe korzystanie z systemu.

Ile to kosztuje i czy są jakieś kary?

Dobra wiadomość dla przedsiębiorców jest taka, że założenie adresu do e-Doręczeń u publicznego dostawcy jest bezpłatne. Bez opłat można też wysyłać korespondencję do podmiotów publicznych za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Przepisy nie przewidują odrębnej grzywny ani administracyjnej kary pieniężnej za sam brak adresu do e-Doręczeń. Nie oznacza to jednak, że obowiązek można lekceważyć. Od 1 października 2026 r. posiadanie adresu wpisanego do BAE jest wymogiem wynikającym z ustawy.

Przesłana na ADE korespondencja po upływie 14 dni jest uznawana za doręczoną. Oznacza to, że trzeba na nią zareagować w odpowiednim czasie.

Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie odbierze e-Doręczenia?

Regularne sprawdzanie skrzynki jest równie ważne jak jej posiadanie. Przesyłki wysyłane przez podmioty publiczne za pośrednictwem e-Doręczeń wywołują takie same skutki prawne jak tradycyjne listy polecone.

Nawet jeśli przedsiębiorca nie odbierze wiadomości, nie zawsze oznacza to brak skutku prawnego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami korespondencja wysłana przez urząd może zostać uznana za skutecznie doręczoną po upływie 14 dni od jej udostępnienia, nawet jeśli adresat jej nie otworzył.

To oznacza, że od daty takiego doręczenia mogą zacząć biec ważne terminy, np. na złożenie wyjaśnień, odwołania czy odpowiedzi na pismo urzędu. Ignorowanie skrzynki e-Doręczeń może więc mieć podobne skutki jak nieodebranie awizowanego listu poleconego.

Czy przedsiębiorca może zrezygnować z e-Doręczeń?

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, ma obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Przedsiębiorca może zrezygnować z posiadania skrzynki dopiero po całkowitym zakończeniu działalności i wykreśleniu firmy z rejestru CEIDG lub KRS. W takim przypadku skrzynka zostanie zlikwidowana automatycznie, nie trzeba podejmować żadnych kroków w tym kierunku.

Zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku posiadania skrzynki do e-Doręczeń i aktywnego z niej korzystania. Przedsiębiorcy, którzy wcześniej zawieszali firmy musieli i tak założyć ADE i aktywować swoją skrzynkę.

Źródła: gov.pl, biznes.gov.pl